The LeBems Implementation Process
Implementación del CRM Kommo bajo la metodología The LeBems Process
Importadora Velazquez Loor S.A - Vezlo
📋 Introducción
Este documento reúne todo el proceso de implementación de Kommo LeBems, diseñado para capacitar al equipo, documentar, estandarizar, optimizar y automatizar cada parte del proceso comercial, desde el primer contacto con el cliente potencial hasta la venta o descalificación dentro del embudo de ventas.
Cada sección corresponde a una de las fases de implementación, donde se registran los avances, materiales, grabaciones y documentos adjuntos. El objetivo es dejar una guía clara y funcional que permita mantener la operación optimizada y replicable dentro del negocio.
🏢 Resumen de la Empresa
Importadora Velazquez Loor S.A (Vezlo) es una empresa especializada en importación y comercialización de productos, con presencia en múltiples canales digitales y una operación comercial en constante crecimiento.
Canales Digitales
Objetivos de la Implementación
Implementar un sistema CRM integral que permita gestionar eficientemente todos los leads entrantes desde múltiples canales digitales, automatizar el proceso de seguimiento, estandarizar la atención al cliente, y maximizar las conversiones a través de un embudo de ventas optimizado con la metodología The LeBems Process.
🔐 Acceso al CRM Kommo
Plataforma: kommo.com
Usuario: [email protected]
Contraseña: Vezlo1965@
Acceder al CRM🔄 Descripción del Proceso Comercial
El proceso comercial de Vezlo se ha estructurado para captar y gestionar leads provenientes de múltiples canales digitales (Instagram, Facebook, TikTok y WhatsApp), implementando un sistema automatizado que garantiza seguimiento constante, atención profesional y conversión optimizada.
Estructura del Embudo de Ventas
Hemos organizado el embudo principal llamado "Embudo de Ventas / Leads" con las siguientes etapas que representan el ciclo completo del cliente:
Flujo Automatizado del Sistema
Cuando cualquier lead entra desde Instagram, Facebook, TikTok o WhatsApp, un Bot de bienvenida los recibe automáticamente en la columna "Leads Entrantes". Este bot envía un mensaje de bienvenida preguntando: "¿Desde qué país y ciudad nos escribes?" y los mueve inmediatamente a la columna "Nueva Consulta".
Dependiendo del país que respondan, el sistema proporciona información de precios específica y solicita datos clave: ciudad, número de teléfono, correo electrónico y nombres completos. El bot permanece en pausa esperando respuesta.
Si el lead responde al bot, pasa automáticamente a la columna "Interesados" y el bot se detiene. Los leads que NO responden permanecen en "Nueva Consulta" durante 10 minutos antes de pasar a seguimientos.
Los leads que no responden entran en un ciclo de seguimiento automatizado con la siguiente secuencia:
- ✉️ 10 minutos: Primer seguimiento
- ✉️ 1 día: Segundo seguimiento
- ✉️ 3 días: Tercer seguimiento
- ✉️ 5 días: Cuarto seguimiento
- ✉️ 8 días: Quinto seguimiento
- ✉️ 15 días: Sexto seguimiento
- ❌ 16 días: Pasan a "Lead Perdido"
Importante: Si en cualquier momento durante estos seguimientos el lead responde, se devuelve automáticamente a "Interesados".
Cuando un lead en "Interesados" responde, se activa un bot que solicita confirmación de datos. Al confirmar, pasan a "Completando Datos" y reciben un mensaje automático: "Perfecto, ya tenemos la información necesaria. Te estaremos enviando la cotización."
Una vez en "Completando Datos", el equipo tiene 72 horas para elaborar y enviar la cotización. Si transcurren las 72 horas sin avanzar a "Cotización Enviada", el sistema devuelve automáticamente el lead a "Interesados" donde permanecerá 24 horas adicionales antes de pasar nuevamente a "Seguimientos".
Esta automatización garantiza que ningún lead quede estancado y mantiene la presión para respuestas rápidas.
Los asesores deben confirmar manualmente los datos y avanzar los leads hacia "Cotización Enviada" y las etapas subsecuentes (Pago Realizado, Proceso de Importación, Pedido Entregado). Si no se reciben los datos completos, deben devolverlos manualmente a "Interesados" o "Seguimientos".
🎯 Escalabilidad Futura
Se estima que en el futuro se podrán crear embudos individuales para cada vendedor. Cuando los leads lleguen a la etapa "Cotización en Proceso", se distribuirán automáticamente a cada asesor para que gestione sus propias cotizaciones de forma independiente, permitiendo mayor control y seguimiento personalizado.
🚀 Fases de Implementación
La implementación se estructuró en ocho fases estratégicas, cada una diseñada para construir progresivamente un sistema CRM funcional, automatizado y alineado con los objetivos comerciales de Vezlo.
Fase 1 – Inducción
Revisión del brief y validación de la información clave para estructurar el sistema.
En esta fase revisamos a profundidad el brief comercial diligenciado por el equipo. Nuestro propósito es aclarar cualquier punto pendiente y obtener información precisa sobre el modelo de negocio, los flujos de venta y la estructura interna.
Estos datos son la base sobre la cual construiremos toda la implementación del CRM Kommo, configurando procesos, automatizaciones y embudos de venta alineados a las metas del negocio.
| Descripción | Enlace |
|---|---|
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Fase 2 – Resumen
Capacitación del equipo en ventas conversacionales y estrategias aplicadas.
Esta sesión está orientada a ventas conversacionales, y es fundamental la participación del equipo comercial. Trabajamos en cómo comunicarse mejor con los prospectos por chat y en cómo aumentar los cierres de venta a través de canales como WhatsApp, Instagram y Facebook.
Analizamos estrategias prácticas sobre cuándo responder, cómo insistir, qué preguntar y cómo convertir conversaciones en ventas reales, siempre aplicadas a la metodología LeBems Process.
Fase 3 – Conceptos
Diseño comercial del flujo de ventas y definición de responsabilidades.
En esta fase de diseño comercial, trabajamos junto al equipo estratégico para estructurar el flujo ideal que debe seguir cada lead desde que llega hasta que se convierte en cliente.
Definimos etapas claras, responsabilidades por fase, mensajes clave y puntos de automatización. El objetivo es crear un embudo de ventas funcional, predecible y escalable, optimizado dentro de LeBems CRM Kommo.
| Descripción | Enlace |
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Fase 4 – Embudos
Construcción del embudo de ventas dentro del CRM.
En esta sesión abordamos la experiencia de chat entrante. Diseñamos el protocolo ideal para responder a los prospectos que llegan por los canales digitales, garantizando atención inmediata, profesional y efectiva.
Estructuramos el flujo conversacional: mensaje de bienvenida, desarrollo, calificación y cierre de conversación. Todo esto se integra en Kommo CRM, asegurando una atención uniforme y automatizada.
| Descripción | Enlace |
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| Embudo de ventas: Funciones, Implementación y Oportunidades | Leer Artículo |
Fase 5 – Mensaje de Bienvenida
Diseño del mensaje inicial y protocolo de atención en canales digitales.
Esta fase se enfoca en la experiencia de seguimiento. Aquí fortalecemos el proceso de contacto con los prospectos que no compran en el primer intento, enseñando cómo mantener el interés, detectar señales de compra latente y reactivar conversaciones sin presión.
Implementamos mensajes automatizados y recordatorios inteligentes para mantener una comunicación constante, sin perder el toque humano que distingue al método LeBems Process.
| Descripción | Enlace |
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Fase 6 – Seguidilla de CTA
Creación de la secuencia de mensajes de seguimiento automatizados.
Durante esta etapa conectamos el embudo de ventas con las automatizaciones clave del negocio. Configuramos tareas automáticas como asignación de leads, envío de propuestas, seguimientos y recordatorios, eliminando la intervención manual en los pasos repetitivos.
Al finalizar, el CRM Kommo queda totalmente funcional, con flujos activos y automatizaciones personalizadas que reflejan los procesos reales de tu operación.
| Descripción | Enlace |
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Fase 7 – Integraciones
Conexión del CRM con herramientas externas como formularios, calendarios o sitios web.
Conectamos el embudo de ventas con las herramientas externas necesarias para optimizar la operación: correos, agendas, plataformas de pago, sitios web o formularios.
El objetivo es que todo el ecosistema digital funcione de forma sincronizada con LeBems CRM, eliminando tareas manuales y centralizando la información.
| Descripción | Enlace |
|---|---|
| Guía de automatizaciones | Ver Video |
Fase 8 – Entregable
Auditoría final del sistema, documentación, accesos y capacitación.
En la última fase realizamos la auditoría y cierre del proyecto. Verificamos que cada parte del sistema esté correctamente implementada y funcionando según lo planificado.
Se entregan los accesos finales, la documentación completa, los videos de capacitación y las recomendaciones de uso. El sistema queda totalmente operativo y estandarizado, listo para escalar con LeBems Process.
| Descripción | Enlace |
|---|---|
| Preguntas que se van a realizar | Ver Documento |
🎥 Grabaciones de las Sesiones de Implementación
A continuación se presentan las grabaciones completas de cada sesión realizada durante el proceso de implementación. Estos recursos son fundamentales para la capacitación continua del equipo y como referencia para consultas futuras.
| Fecha | Sesión | Enlace de Grabación |
|---|---|---|
| 10 de Noviembre de 2024 | Primera Sesión de Implementación | Ver Grabación |
| 12 de Noviembre de 2024 | Segunda Sesión de Implementación | Ver Grabación |
| 13 de Noviembre de 2024 | Tercera Sesión de Implementación | Ver Grabación |
Se recomienda que todo el equipo comercial revise estas grabaciones como parte de su proceso de inducción y entrenamiento. Cada sesión contiene información valiosa sobre estrategias, mejores prácticas y el uso correcto del sistema CRM.
📚 Recursos Adicionales
Materiales complementarios que apoyan la comprensión y uso óptimo del CRM Kommo con la metodología The LeBems Process.
Centro de ayuda con guías detalladas sobre todas las funcionalidades del CRM.
AccederMetodología completa y materiales educativos sobre implementación de CRM.
ExplorarPara consultas técnicas o problemas con el sistema, contacta al equipo de soporte.
Contactar🎨 Paleta de Colores Institucionales
Estos son los colores oficiales de la marca Vezlo utilizados en toda la implementación:
