The LeBems Implementation Process
Implementación del CRM Kommo bajo la metodología The LeBems Process
📋 Introducción
Este documento reúne todo el proceso de implementación de Kommo LeBems, diseñado para capacitar al equipo, documentar, estandarizar, optimizar y automatizar cada parte del proceso comercial desde el primer contacto con el cliente potencial hasta la venta o descalificación dentro del embudo de ventas.
Cada sección corresponde a una de las fases de implementación, donde se registran los avances, materiales, grabaciones y documentos adjuntos. El objetivo es dejar una guía clara y funcional que permita mantener la operación optimizada y replicable dentro del negocio.
💡 Nota importante: Esta página contiene información sensible de acceso. Mantener en un lugar seguro y accesible solo para el equipo autorizado.
🔐 Credenciales de Acceso a Kommo CRM
Información de Acceso Principal
Correo electrónico: [email protected]
Contraseña: Maravilla11971$
ID de Cuenta Kommo: 35782487
Responsable: Damaris Romero
📂 Acceso a Recursos de Implementación
🗂️ Acceder al Drive Completo🏥 Resumen de la Empresa
Dra. Damaris Romero - Cirugía Plástica Estética y Reconstructiva
Sector: Salud - Cirugía Plástica Estética y Reconstructiva
Descripción del Negocio: Consultorio médico especializado en procedimientos de cirugía plástica facial y corporal, ofreciendo servicios tanto quirúrgicos como no quirúrgicos. Atención personalizada con valoraciones presenciales o virtuales en español.
👥 Cliente Ideal
Hombres y mujeres entre 16 y 75 años, ubicados en cualquier lugar del mundo y dispuestos a viajar a Valledupar para realizarse procedimientos estéticos o reconstructivos a nivel facial o corporal. Enfoque prioritario en las regiones de César, Guajira y Magdalena.
🌐 Canales Digitales Activos
- Sitio Web: damarisromero.com.co
- Facebook: @dra.damarisromero
- Instagram: @dra.damarisromero
- TikTok: @dra.damarisromero
- YouTube: Damaris Romero Cirujana Plástica
- LinkedIn: Damaris Romero
👨💼 Equipo Comercial
Integrantes: María Victoria y Dra. Damaris Romero
Responsabilidad: Ambas gestionan la atención y respuesta por WhatsApp
📊 Volumen Comercial
Prospectos diarios: 15 a 20 leads
Conversión diaria: 5 a 6 consultas agendadas
Ciclo de ventas: Máximo 1 mes a mes y medio
🎯 Objetivos de la Implementación
- ✅ Centralizar toda la comunicación con pacientes
- ✅ Estandarizar procesos de seguimiento
- ✅ Mejorar control del proceso comercial
- ✅ Implementar KPIs y métricas de conversión
📖 Instructivo: Cómo Utilizar el CRM Kommo
Esta guía paso a paso te ayudará a dominar el uso del CRM Kommo implementado con la metodología LeBems Process.
Paso 1: Acceso al Sistema
- Ingresa a www.kommo.com
- Usa las credenciales: [email protected]
- Contraseña: Maravilla11971$
- Verifica que el ID de cuenta sea: 35782487
Paso 2: Navegación Principal
- Panel de Leads: Vista principal donde aparecen todos los contactos organizados por etapa
- Chats: Centro de mensajes unificado (WhatsApp, Instagram, Facebook)
- Tareas: Recordatorios y actividades pendientes
- Análisis: Reportes y estadísticas del embudo
Paso 3: Gestión de Leads Entrantes
Cuando llega un nuevo lead:
- El sistema envía automáticamente el mensaje de bienvenida
- El lead se mueve automáticamente a "Contacto Inicial"
- NO debes hacer nada manualmente en esta etapa
- El sistema espera 1 hora para ver si el lead responde
⚠️ IMPORTANTE: La columna "Leads Entrantes" debe estar siempre en cero. Si hay leads ahí, algo falló.
Paso 4: Responder a Interesados
Cuando un lead responde y pasa a "Interesados":
- La IA responde preguntas frecuentes automáticamente
- Identifica el procedimiento de interés
- Tu trabajo: Revisar la conversación y confirmar si quiere agendar
- Si detectas intención clara, muévelo manualmente a "Confirmando Consulta"
Paso 5: Agendar Consultas
En la etapa "Confirmando Consulta":
- Revisa tu agenda de disponibilidad
- Propón fecha y hora al paciente
- Llena los campos personalizados:
- Fecha de consulta
- Hora de consulta
- Tipo de consulta
- Procedimiento de interés
- Una vez confirmado, mueve manualmente a "Consulta Agendada"
- El sistema enviará recordatorios automáticos (24h y 2h antes)
Paso 6: Después de la Consulta
Post consulta, mueve manualmente el lead a:
- "No Asistió": Si el paciente no llegó (el sistema enviará recuperación automática)
- "Consulta Asistida": Si asistió pero aún no decide procedimiento (recibirá 6 seguimientos automáticos)
- "Paciente Confirmado": Si ya decidió y agendó procedimiento
Paso 7: Seguimiento Post Procedimiento
Una vez realizado el procedimiento:
- Asigna la etiqueta del procedimiento realizado
- Ingresa la fecha del procedimiento
- El sistema activará automáticamente los seguimientos según tipo:
- No quirúrgico: 8 días, 15 días
- Quirúrgico: 48h, 72h, 1 semana, 15 días, 1 mes, 3 meses, 6 meses, 1 año
- Una vez completados todos los seguimientos, mueve a "Venta Ganada"
Paso 8: Monitoreo y KPIs
Revisa diariamente:
- Cantidad de leads nuevos por canal
- Tasa de respuesta en cada etapa
- Consultas agendadas vs. asistidas
- Conversión de consultas a procedimientos
- Tiempo promedio en cada etapa
Meta: Ningún lead debe quedarse más de 3 días en "Interesados" sin respuesta.
🔄 Descripción del Proceso Comercial
Ecosistema Comercial Digital
El ecosistema comercial de la Dra. Damaris Romero está diseñado para capturar, calificar, convertir y acompañar prospectos desde el primer contacto digital hasta el cierre del tratamiento y su postoperatorio, utilizando WhatsApp como canal central, apoyado por automatización, inteligencia artificial y gestión humana especializada.
🎯 Objetivos del Sistema
- ✅ Garantizar respuesta inmediata 24/7
- ✅ Detectar interés real automáticamente
- ✅ Reducir carga operativa del equipo
- ✅ Asegurar seguimiento médico-comercial post consulta y post procedimiento
- ✅ Gestionar relaciones médicas de largo plazo
- ✅ Control absoluto del estado de cada paciente
📲 Fuentes de Entrada de Leads (Omnicanal)
Todos los prospectos pueden llegar desde:
- 📱 Publicidad en redes sociales (Meta Ads)
- 🔍 Motores de búsqueda (Google Ads)
- 💬 WhatsApp directo
- 📧 Mensajes de Facebook e Instagram
- 📝 Formularios de landing page (email)
⚡ Regla crítica del sistema: Toda comunicación debe converger en WhatsApp, ya sea directa o mediante respuesta inicial automatizada.
⚙️ Principios Estratégicos del Sistema
- 📲 WhatsApp como eje central de comunicación
- 🤖 Automatización para velocidad, humanos para cierre
- 🧠 IA solo donde aporta eficiencia
- 📊 Columnas claras, etiquetas inteligentes
- ⚕️ Seguimiento médico ≠ seguimiento comercial
- ✅ Control total del estado del paciente
🔧 Herramientas Integradas
- HubSpot: Base de datos importada (~1,000 contactos)
- Saludtools: Gestión de citas médicas
- Clínicas Estéticas: Portal de información
- WhatsApp Business: Canal principal de comunicación
🎯 Estructura del Embudo Comercial (Pipeline)
El sistema está compuesto por 11 etapas estratégicas que garantizan que ningún prospecto se pierda y que cada paciente reciba el seguimiento adecuado según su etapa en el proceso.
Columna 1 – Leads Entrantes
Función: Punto técnico de entrada y control
- Aquí entran TODAS las conversaciones nuevas
- No debe retener leads
- Sirve como alarma operativa
- El bot de bienvenida se dispara inmediatamente
- El lead se mueve automáticamente a la siguiente columna
⚠️ Regla de control: Si hay leads detenidos aquí → algo falló y debe revisarse.
Columna 2 – Contacto Inicial
Función: Primer contacto automático
- El prospecto recibe mensaje de bienvenida
- Se busca provocar respuesta activa
- Temporizador activo (1 hora)
- Si NO responde → pasa a Seguimientos
- Si responde → pasa a Interesados
Columna 3 – Seguimientos (No Respondieron)
Función: Recuperación de leads fríos
- Leads que vieron el mensaje pero no respondieron
- Secuencia automática de 6 seguimientos programados
- Tiempos: 1h, 24h, 72h, 8 días, 15 días, 30 días
- Contenido: recordatorios suaves, mensajes de valor, llamados a acción
- En cuanto el lead responda → avanza automáticamente
Mensajes de Seguimiento Configurados:
Columna 4 – Interesados
Función: Calificación del interés
- IA identifica el procedimiento de interés
- Responde preguntas frecuentes
- Recoge datos básicos (nombre, intención)
- Detecta intención clara de agenda
- Tiempo máximo: 3 días
- Si no agenda en 3 días → vuelve a Seguimientos
- Cuando el interés está definido → avance a Confirmando Consulta
Columna 5 – Confirmando Consulta
Función: Cierre de agenda
- Intervención humana requerida
- Se revisa disponibilidad en calendario
- Se propone fecha y hora
- El lead ya está altamente calificado
- Llenar campos: fecha, hora, tipo de consulta, procedimiento
Columna 6 – Consulta Agendada
Función: Asegurar asistencia
- Consulta confirmada con fecha y hora
- Recordatorio automático 24 horas antes
- Recordatorio automático 2 horas antes
- Objetivo: reducir ausentismo
Mensajes Automáticos:
Columna 7 – No Asistió
Función: Recuperación post ausencia
- Personas que agendaron pero no asistieron
- Mensaje empático automático
- Opción de reagendar
- Secuencia de 2 mensajes de recuperación
- Si responde → vuelve a Interesados
- Si no responde en 72h → pasa a Seguimientos
Columna 8 – Consulta Asistida
Función: Decisión médica-comercial
- Pacientes que asistieron a consulta
- Aún no deciden procedimiento
- Secuencia de 6 seguimientos automáticos
- Tiempos: 4, 8, 15, 22, 29, 36 días post consulta
- Contenido: autoridad médica, testimonios, educación, urgencia
- Seguimiento humano personalizado
Ejemplos de Seguimientos Post Consulta:
Columna 9 – Paciente Confirmado
Función: Gestión médica activa
Se divide por tipo de procedimiento mediante etiquetas:
a) Procedimientos NO Quirúrgicos:
- Botox, Ácido Hialurónico, Bioestimuladores
- Plasma Rico en Plaquetas, Peeling
- Seguimientos: 8 días, 15 días
b) Procedimientos Quirúrgicos:
- Abdominoplastia, Mamoplastia, Rinoplastia, Liposucción, etc.
- Seguimientos postoperatorios:
- 48 horas
- 72 horas
- 1 semana
- 15 días
- 1 mes
- 3 meses
- 6 meses
- 1 año
📌 Todo se activa según fecha del procedimiento y etiqueta aplicada.
Columna 10 – Venta Ganada
Función: Cierre del ciclo comercial
- Procedimiento finalizado
- Todos los controles completados
- El paciente sale del embudo activo
- Entra en base de: referidos, remarketing, fechas especiales, fidelización
Columna 11 – Venta Perdida
Función: Depuración y orden
- Leads sin respuesta tras múltiples seguimientos
- Solicitudes explícitas de no contacto
- Casos descartados manualmente
- 📌 No se eliminan → se documentan
🚀 Fases de Implementación The LeBems Process
La implementación se estructura en 8 fases progresivas, cada una con objetivos específicos, recursos y grabaciones de capacitación.
Fase 1 – Inducción
Objetivo: Revisión del brief y validación de la información clave para estructurar el sistema.
En esta fase revisamos a profundidad el brief comercial diligenciado por el equipo. Nuestro propósito es aclarar cualquier punto pendiente y obtener información precisa sobre el modelo de negocio, los flujos de venta y la estructura interna.
Estos datos son la base sobre la cual construiremos toda la implementación del CRM Kommo, configurando procesos, automatizaciones y embudos de venta alineados a las metas del negocio.
📚 Recursos de Capacitación:
| Descripción | Acceso |
|---|---|
| Guía introductoria a la plataforma | 📺 Ver Video |
| Explora los menús principales | 📺 Ver Video |
Fase 2 – Resumen
Objetivo: Capacitación del equipo en ventas conversacionales y estrategias aplicadas.
Esta sesión está orientada a ventas conversacionales, y es fundamental la participación del equipo comercial. Trabajamos en cómo comunicarse mejor con los prospectos por chat y en cómo aumentar los cierres de venta a través de canales como WhatsApp, Instagram y Facebook.
Analizamos estrategias prácticas sobre cuándo responder, cómo insistir, qué preguntar y cómo convertir conversaciones en ventas reales, siempre aplicadas a la metodología LeBems Process.
Fase 3 – Conceptos
Objetivo: Diseño comercial del flujo de ventas y definición de responsabilidades.
En esta fase de diseño comercial, trabajamos junto al equipo estratégico para estructurar el flujo ideal que debe seguir cada lead desde que llega hasta que se convierte en cliente.
Definimos etapas claras, responsabilidades por fase, mensajes clave y puntos de automatización. El objetivo es crear un embudo de ventas funcional, predecible y escalable, optimizado dentro de LeBems CRM Kommo.
📚 Recursos Adicionales:
| Descripción | Acceso |
|---|---|
| Oferta 100M - Alex Hormozi | 📄 Ver Recurso |
| Asistente ChatGPT - Alex Hormozi | 🤖 Acceder |
| ¿Cómo crear una oferta irresistible? | 📺 Ver Video |
| ¿Cómo captar leads para mi negocio? | 📺 Ver Video |
| ¿Cómo conseguir leads captados por otros? | 📺 Ver Video |
| ¿Cómo crear un lead magnet irresistible? | 📺 Ver Video |
Fase 4 – Embudos
Objetivo: Construcción del embudo de ventas dentro del CRM.
En esta sesión abordamos la experiencia de chat entrante. Diseñamos el protocolo ideal para responder a los prospectos que llegan por los canales digitales, garantizando atención inmediata, profesional y efectiva.
Estructuramos el flujo conversacional: mensaje de bienvenida, desarrollo, calificación y cierre de conversación. Todo esto se integra en Kommo CRM, asegurando una atención uniforme y automatizada.
📚 Recursos:
| Descripción | Acceso |
|---|---|
| Asistente virtual para crear tu diseño comercial | 🤖 Acceder |
| Embudo de ventas: Funciones, Implementación y Oportunidades | 📖 Leer Artículo |
Fase 5 – Mensaje de Bienvenida
Objetivo: Diseño del mensaje inicial y protocolo de atención en canales digitales.
Esta fase se enfoca en la experiencia de seguimiento. Aquí fortalecemos el proceso de contacto con los prospectos que no compran en el primer intento, enseñando cómo mantener el interés, detectar señales de compra latente y reactivar conversaciones sin presión.
Implementamos mensajes automatizados y recordatorios inteligentes para mantener una comunicación constante, sin perder el toque humano que distingue al método LeBems Process.
📚 Recursos:
| Descripción | Acceso |
|---|---|
| Asistente virtual para crear tu flujo de bienvenida | 🤖 Acceder |
Fase 6 – Seguimientos
Objetivo: Creación de la secuencia de mensajes de seguimiento automatizados.
Durante esta etapa conectamos el embudo de ventas con las automatizaciones clave del negocio. Configuramos tareas automáticas como asignación de leads, envío de propuestas, seguimientos y recordatorios, eliminando la intervención manual en los pasos repetitivos.
Al finalizar, el CRM Kommo queda totalmente funcional, con flujos activos y automatizaciones personalizadas que reflejan los procesos reales de tu operación.
📚 Recursos:
| Descripción | Acceso |
|---|---|
| Asistente virtual para crear tus mensajes de seguimientos | 🤖 Acceder |
Fase 7 – Integraciones
Objetivo: Conexión del CRM con herramientas externas como formularios, calendarios o sitios web.
Conectamos el embudo de ventas con las herramientas externas necesarias para optimizar la operación: correos, agendas, plataformas de pago, sitios web o formularios.
El objetivo es que todo el ecosistema digital funcione de forma sincronizada con LeBems CRM, eliminando tareas manuales y centralizando la información.
📚 Recursos:
| Descripción | Acceso |
|---|---|
| Guía de automatizaciones | 📺 Ver Video |
Fase 8 – Entregable
Objetivo: Auditoría final del sistema, documentación, accesos y capacitación.
En la última fase realizamos la auditoría y cierre del proyecto. Verificamos que cada parte del sistema esté correctamente implementada y funcionando según lo planificado.
Se entregan los accesos finales, la documentación completa, los videos de capacitación y las recomendaciones de uso. El sistema queda totalmente operativo y estandarizado, listo para escalar con LeBems Process.
🎥 Grabaciones de las Sesiones de Implementación
A continuación encontrarás las grabaciones completas de cada sesión de implementación. Estas grabaciones son recursos valiosos para capacitación del equipo y consulta futura.
| Sesión | Acceso |
|---|---|
| Primera Reunión - Inducción | 🎬 Ver Grabación |
| Segunda Reunión - Resumen y Conceptos | 🎬 Ver Grabación |
| Tercera Reunión - Embudos y Mensajes | 🎬 Ver Grabación |
| Cuarta Reunión - Seguimientos e Integraciones | 🎬 Ver Grabación |
💉 Catálogo de Procedimientos
El sistema está configurado con etiquetas para todos los procedimientos que ofrece la Dra. Damaris Romero, permitiendo seguimientos personalizados según el tipo de tratamiento:
🔪 Procedimientos Quirúrgicos
- Abdominoplastia
- Mamoplastia de aumento
- Rinoplastia
- Blefaroplastia
- Otoplastia
- Lipoescultura
- Retiro de Biopolímeros
- Lifting facial
- Liposucción
- Mamoplastia de reducción
- Bichectomía
- Cirugía de papada
- Cirugía reconstructiva
- Ginecomastia
- Gluteoplastia
- Levantamiento de glúteos
- Levantamiento de senos
- Mentoplastia
- Reconstrucción mamaria
- Lipo Inyección Glútea
💆♀️ Procedimientos No Quirúrgicos
- Botox
- Ácido hialurónico
- Bioestimuladores
- Plasma Rico en Plaquetas
- Peeling
⚡ Nota importante: Cada procedimiento tiene configurados sus propios seguimientos postoperatorios automáticos, diferenciados según sea quirúrgico o no quirúrgico.
📊 Indicadores Clave de Rendimiento (KPIs)
El éxito de la implementación se mide a través de los siguientes indicadores:
📈 Métricas de Captación
- Cantidad de leads por canal en un periodo determinado
- Tasa de respuesta inicial (% que responde al mensaje de bienvenida)
- Tiempo promedio de primera respuesta
💹 Métricas de Conversión
- Tasa de conversión: visualizaciones → agendamiento de citas
- Tasa de conversión: consultas agendadas → consultas asistidas
- Tasa de conversión: consultas asistidas → procedimientos confirmados
- Tasa de ausentismo a consultas
⏱️ Métricas de Eficiencia
- Tiempo promedio en cada etapa del embudo
- Ciclo de ventas (desde primer contacto hasta procedimiento)
- Tasa de recuperación de leads fríos
- Efectividad de mensajes de seguimiento
💰 Métricas de Resultados
- Número de procedimientos realizados por periodo
- Valor promedio por procedimiento
- Tasa de referidos
- Satisfacción post procedimiento
🎯 Meta principal: Aumentar la tasa de conversión general del embudo mientras se mantiene una experiencia de alta calidad para cada paciente.
🚀 Próximos Pasos y Recomendaciones
🎯 Acciones Inmediatas
- ✅ Revisar todas las grabaciones de las sesiones
- ✅ Familiarizarse con la interfaz de Kommo CRM
- ✅ Verificar que todos los accesos funcionen correctamente
- ✅ Realizar pruebas de envío de mensajes
- ✅ Revisar las automatizaciones configuradas
📚 Capacitación Continua
- Utilizar los asistentes virtuales de ChatGPT para optimización continua
- Consultar los recursos educativos compartidos
- Mantener comunicación con el equipo de LeBems Process para ajustes
- Participar en sesiones de actualización periódicas
🔄 Optimización y Escalamiento
- Monitorear KPIs semanalmente
- Ajustar mensajes según tasa de respuesta
- Iterar sobre los seguimientos más efectivos
- Expandir etiquetas según nuevos procedimientos
- Implementar programas de referidos
💡 Soporte Técnico
Para cualquier consulta, ajuste o soporte técnico, contactar a:
The LeBems Process
🌐 Visitar Sitio Web🎨 Paleta de Colores Institucional
Los colores institucionales utilizados en esta implementación reflejan la identidad de marca de la Dra. Damaris Romero:
