The LeBems Implementation Process
Implementación del CRM Kommo bajo la metodología The LeBems Process
📋 Introducción
Este documento reúne todo el proceso de implementación de Kommo LeBems, diseñado para capacitar al equipo, documentar, estandarizar, optimizar y automatizar cada parte del proceso comercial, desde el primer contacto con el cliente potencial hasta la venta o descalificación dentro del embudo de ventas.
Cada sección corresponde a una de las fases de implementación, donde se registran los avances, materiales, grabaciones y documentos adjuntos. El objetivo es dejar una guía clara y funcional que permita mantener la operación optimizada y replicable dentro del negocio.
🏢 Resumen de la Empresa: Lotus Balance
Descripción General
Lotus Balance es un centro especializado en fisioterapia y rehabilitación ubicado en Lima, Perú. Ofrecen servicios profesionales de fisioterapia, quiropraxia, acupuntura y medicina complementaria, atendiendo a personas con dolencias físicas, diagnósticos médicos traumatológicos y necesidades de rehabilitación.
Sus clientes van desde jóvenes con escoliosis (18 años) hasta adultos de 60 años con dolores de cuello, espalda, estrés y diversas patologías que requieren atención especializada. Cuentan con la atención del doctor Pedro Tacuchi, especialista en Medicina Física y Rehabilitación.
📍 Información de Contacto
Dirección: Jirón Diego de Almagro 556, Jesús María, Lima, Perú
Teléfono: +51 965 775 242
Email: [email protected]
Sitio Web: lotusbalancefisio.com
Horario de Atención: Lunes a sábado: 8:00 AM - 8:00 PM | Domingos: 9:00 AM - 4:00 PM
📱 Redes Sociales
💼 Equipo Comercial
Total de vendedores: 3 personas
Brisa
Recepción turno mañana: 8:00 AM - 2:00 PM
Luz
Recepción turno tarde: 6:00 PM - 8:00 PM
Tatiana
Atención los domingos
📊 Datos Clave del Negocio
🎯 Objetivos de la Implementación
- Incremento de ventas mediante seguimiento automatizado
- Fidelización de clientes y continuidad en tratamientos
- Atención 24/7 con automatización inteligente
- Eliminar dependencia de una sola persona para la gestión comercial
- No perder clientes por falta de seguimiento
🔐 Credenciales de Acceso a Kommo CRM
Email: [email protected]
Contraseña: 210518Lotus@
ID de Cuenta Kommo: 35589483
Responsable del Brief: Karina ([email protected])
🔄 Descripción del Proceso Comercial
Flujo de Ventas Actual
El proceso comercial de Lotus Balance se desarrolla principalmente a través de canales digitales (WhatsApp, Instagram, Facebook, TikTok), donde los prospectos llegan buscando soluciones para sus dolencias físicas.
Los clientes potenciales llegan desde campañas de Meta Ads (Facebook e Instagram), contenido orgánico en TikTok, búsquedas en Google y referencias directas.
El prospecto escribe solicitando información. El equipo pregunta por el dolor o molestia mediante audio personalizado.
Se identifica el tipo de dolor (cervical, lumbar, rodilla, etc.) y se explican las posibles causas. Se recomienda pasar a consulta con el doctor especialista.
Se informa sobre el costo de la sesión del día y se presentan los paquetes de tratamiento disponibles. Se menciona la atención del médico fisiatra.
Se invita al prospecto a agendar su cita utilizando Google Calendar. Se confirma fecha, hora y se envían recordatorios automáticos.
Una vez el paciente asiste, se le traslada al embudo de controles para garantizar continuidad en el tratamiento y fidelización.
🎯 Integración con Kommo CRM
La implementación de Kommo LeBems optimiza este proceso mediante:
- ✅ Automatización de respuestas con la IA "Brisa González"
- ✅ Identificación automática de dolencias mediante palabras clave
- ✅ Envío de audios personalizados según el tipo de dolor
- ✅ Recordatorios automáticos 24h y 4h antes de la cita
- ✅ Seguimiento inteligente con mensajes escalonados (30 min, 24h, 3d, 5d, 8d, 15d)
- ✅ Gestión de embudos para pacientes nuevos, controles y conversaciones externas
📊 Canales de Captación
| Canal | Plataforma | Función |
|---|---|---|
| +51 965 775 242 | Canal principal de comunicación | |
| @lotusbalance_peru | Generación de leads y contenido educativo | |
| TikTok | @lotus_balance | Contenido viral y alcance orgánico |
| Acupuntura y quiropraxia lotus balance | Campañas de Meta Ads | |
| Sitio Web | lotusbalancefisio.com | Información corporativa y SEO |
🛠️ Herramientas Actuales
- Facturación: Sistema contable interno
- Agendamiento: Google Calendar
- CRM: Kommo (integrado con WhatsApp, FB, IG)
- Base de datos: Importada y gestionada en Kommo
🚀 Fases de Implementación
Fase 1 – Inducción
En esta fase revisamos a profundidad el brief comercial diligenciado por el equipo. Nuestro propósito es aclarar cualquier punto pendiente y obtener información precisa sobre el modelo de negocio, los flujos de venta y la estructura interna.
Estos datos son la base sobre la cual construiremos toda la implementación del CRM Kommo, configurando procesos, automatizaciones y embudos de venta alineados a las metas del negocio.
Fase 2 – Resumen
Esta sesión está orientada a ventas conversacionales, y es fundamental la participación del equipo comercial. Trabajamos en cómo comunicarse mejor con los prospectos por chat y en cómo aumentar los cierres de venta a través de canales como WhatsApp, Instagram y Facebook.
Analizamos estrategias prácticas sobre cuándo responder, cómo insistir, qué preguntar y cómo convertir conversaciones en ventas reales, siempre aplicadas a la metodología LeBems Process.
Fase 3 – Conceptos
En esta fase de diseño comercial, trabajamos junto al equipo estratégico para estructurar el flujo ideal que debe seguir cada lead desde que llega hasta que se convierte en cliente.
Definimos etapas claras, responsabilidades por fase, mensajes clave y puntos de automatización. El objetivo es crear un embudo de ventas funcional, predecible y escalable, optimizado dentro de LeBems CRM Kommo.
Fase 4 – Embudos
En esta sesión abordamos la experiencia de chat entrante. Diseñamos el protocolo ideal para responder a los prospectos que llegan por los canales digitales, garantizando atención inmediata, profesional y efectiva.
Estructuramos el flujo conversacional: mensaje de bienvenida, desarrollo, calificación y cierre de conversación. Todo esto se integra en Kommo CRM, asegurando una atención uniforme y automatizada.
Fase 5 – Mensaje de Bienvenida
Esta fase se enfoca en la experiencia de seguimiento. Aquí fortalecemos el proceso de contacto con los prospectos que no compran en el primer intento, enseñando cómo mantener el interés, detectar señales de compra latente y reactivar conversaciones sin presión.
Implementamos mensajes automatizados y recordatorios inteligentes para mantener una comunicación constante, sin perder el toque humano que distingue al método LeBems Process.
Fase 6 – Seguimientos
Durante esta etapa conectamos el embudo de ventas con las automatizaciones clave del negocio. Configuramos tareas automáticas como asignación de leads, envío de propuestas, seguimientos y recordatorios, eliminando la intervención manual en los pasos repetitivos.
Al finalizar, el CRM Kommo queda totalmente funcional, con flujos activos y automatizaciones personalizadas que reflejan los procesos reales de tu operación.
Fase 7 – Integraciones
Conectamos el embudo de ventas con las herramientas externas necesarias para optimizar la operación: correos, agendas, plataformas de pago, sitios web o formularios.
El objetivo es que todo el ecosistema digital funcione de forma sincronizada con LeBems CRM, eliminando tareas manuales y centralizando la información.
Fase 8 – Entregable
En la última fase realizamos la auditoría y cierre del proyecto. Verificamos que cada parte del sistema esté correctamente implementada y funcionando según lo planificado.
Se entregan los accesos finales, la documentación completa, los videos de capacitación y las recomendaciones de uso. El sistema queda totalmente operativo y estandarizado, listo para escalar con LeBems Process.
🎯 Descripción de los Embudos
Embudo 1 – Pacientes Nuevos
1. Entrantes
Descripción: Leads que llegan desde campañas de Facebook e Instagram hacia WhatsApp.
Objetivo: Registrar la entrada del lead y permitir que, de forma automática, sea movido a la etapa de contacto inicial.
2. Contacto Inicial
Descripción: La IA envía el mensaje de bienvenida y realiza la pregunta sobre el motivo de la consulta.
Objetivo: Obtener la respuesta del paciente sobre qué le duele o cuál es su molestia.
3. Identificando Dolencia
Descripción: Pacientes que respondieron. La IA analiza el motivo de consulta y envía el audio adecuado con información de costos, dirección y pasos para agendar.
Objetivo: Preparar al paciente para confirmar fecha y hora de su cita.
4. No Responde
Descripción: Pacientes que no respondieron al mensaje inicial. Entran en secuencia de seguimiento.
Objetivo: Recuperar la conversación y llevarlos nuevamente al proceso de diagnóstico.
5. Cita Agendada (Cita Confirmada)
Descripción: Pacientes que ya eligieron fecha y hora, y cuya cita ha sido confirmada por recepción.
Objetivo: Activar recordatorios automáticos 24h y 2h antes.
6. No Asistió
Descripción: Pacientes que no acudieron a su cita confirmada.
Objetivo: Enviar mensajes de recuperación para reagendar.
7. Paciente Asistió
Descripción: Pacientes que sí asistieron a su sesión.
Objetivo: Finalizar este embudo y trasladarlos automáticamente al Embudo de Controles.
8. Control Pendiente
Descripción: Pacientes que requieren continuar con sesiones de control o tratamiento.
Objetivo: Enviar recordatorios automáticos para que programen o confirmen su siguiente control.
9. No Asiste al Control
Descripción: Pacientes que tenían control programado y no asistieron.
Objetivo: Enviar mensajes para recuperar la cita y reagendar.
Embudo 2 – Externos (No Prospectos)
1. Conversaciones del Equipo
Descripción: Mensajes del personal interno.
Objetivo: Evitar cualquier automatización y permitir interacción manual.
2. Conversaciones Personales
Descripción: Conversaciones no comerciales que llegan al número.
Objetivo: Mantener separados estos mensajes y evitar respuestas automáticas.
3. Proveedores y Aliados
Descripción: Comunicaciones con proveedores, aliados o profesionales externos.
Objetivo: Mantenerlos fuera de los embudos de ventas para que la IA no intervenga.
💬 Mensajes Automatizados
📩 Secuencia de Seguimiento para No Respondedores
Hola 👋, sabemos que a veces los días se llenan de pendientes, pero tu bienestar no puede esperar. Una sesión de fisioterapia, acupuntura o quiropraxia puede ayudarte a sentirte mejor y recuperar tu movilidad. ¿Quieres que te ayudemos a agendar tu primera sesión?
Hola 👋, cuidar tu salud física es más fácil de lo que crees. En Lotus Balance, cada sesión está diseñada para tu comodidad y recuperación rápida. ¿Quieres que te ayudemos a agendar tu primera sesión y empezar tu camino hacia el bienestar? 🪷
Hola 👋, sabemos que la rutina puede ser intensa, pero tu salud merece prioridad. Una sesión de fisioterapia, acupuntura o quiropraxia puede marcar la diferencia en cómo te sientes cada día. ¿Quieres que te ayudemos a agendar tu primera sesión?
Hola 👋, a veces un pequeño paso es todo lo que necesitas para mejorar tu bienestar. En Lotus Balance te acompañamos con tratamientos personalizados que combinan fisioterapia, rehabilitación y medicina complementaria. ¿Quieres que agendemos tu primera sesión y empecemos tu recuperación? 🌿
Hola 👋, entendemos que la vida puede ser ajetreada, pero tu bienestar es lo más importante. Una sesión de fisioterapia, acupuntura o quiropraxia puede ayudarte a sentirte con más energía y movilidad. ¿Quieres que te ayudemos a agendar tu primera sesión?
Hola 👋, tu bienestar integral merece atención y cuidado. En Lotus Balance combinamos fisioterapia, rehabilitación y acupuntura para que cada sesión te acerque a sentirte mejor. ¿Quieres que te ayudemos a agendar tu primera sesión y comenzar tu camino hacia una vida más saludable? 🪷
✅ Mensaje de Confirmación de Cita
¡Gracias por agendar tu cita en Lotus Balance! 🌿
Te esperamos el [día] a las [hora].
⏰ Por favor llega 15 minutos antes, ya que trabajamos con horarios fijos y no es posible extender el tiempo si llegas tarde.
Si necesitas reprogramar, avísanos con anticipación y con gusto te ayudamos.
📍 Jirón Diego de Almagro 556, Jesús María, Lima, Perú
⏰ Recordatorios de Cita
¡Hola 👋! Tu cita en Lotus Balance es mañana 🌿
Te esperamos el [día] a las [hora].
⏰ Te sugerimos llegar con 15 minutos de anticipación para que podamos recibirte y preparar tu sesión de fisioterapia, acupuntura o quiropraxia de la mejor manera.
Si necesitas cambiar tu cita, solo avísanos con anticipación.
📍 Jirón Diego de Almagro 556, Jesús María, Lima, Perú
https://maps.app.goo.gl/C56ELw2WtxZuqAL86
¡Hola 👋! Tu cita en Lotus Balance es hoy 🌿
Te esperamos a las [hora].
⏰ Recuerda llegar con 15 minutos de anticipación para que podamos recibirte y preparar tu sesión de fisioterapia, acupuntura o quiropraxia de la mejor manera.
Si surge algún imprevisto y necesitas reprogramar, por favor avísanos con anticipación.
📍 Jirón Diego de Almagro 556, Jesús María, Lima, Perú
https://maps.app.goo.gl/C56ELw2WtxZuqAL86
🤖 Prompt del Asistente IA: Brisa González
✅ PROMPT COMPLETO – Asistente Lotus Balance (Brisa González)
1. ROL DEL ASISTENTEEres Brisa González, especialista del centro de fisioterapia y rehabilitación Lotus Balance. Tu función es atender a las personas que llegan desde redes sociales a WhatsApp, guiarlas con empatía y profesionalismo, descubrir su dolencia y recomendar el tratamiento más adecuado. Usas emojis y negrillas para facilitar la lectura.
"Incluye que somos un centro especializado en fisioterapia y medicina complementaria, y que contamos con la atención del doctor Pedro Tacuchi."
Para responder demorarte aleatoriamente entre 4 y 10 segundos antes de enviar la respuesta.
"Nuestro horario de atención es de lunes a sábado de 8:00 a.m. a 8:00 p.m., y los domingos de 9:00 a.m. a 4:00 p.m."
2. OBJETIVO GENERAL"Tu objetivo es descubrir la dolencia principal del usuario mediante preguntas cortas, amables y directas. Cuando el usuario mencione cualquier síntoma o dolor, identifica la dolencia principal y dispara inmediatamente el bot con el audio del tratamiento recomendado según el caso. Después de enviar el audio correspondiente, pregúntale al usuario si desea agendar una cita. Si el usuario responde que sí, debes solicitar y confirmar su nombre. Una vez confirmado el nombre, debes cambiarlo de etapa al embudo "Pacientes" en la etapa "Cita por Agendar" No pidas información adicional antes de confirmar el nombre. No des explicaciones largas: sé claro, amable y directo."
#Reglas de activación por palabras clave
Cuando detectes las palabras: cervical, mandíbula, cuello, estrés, insomnio, bruxismo, hombro, codo, mano, adormecimiento, migraña, cefalea, dolor de cabeza, ansiedad,
→ activa el bot con ID: 155444.
Cuando detectes las palabras: lumbalgia, lumbago, dolor de cintura, cadera, piernas, muslos, ciática,
→ activa el bot con ID: 155448.
Cuando detectes las palabras: hernia discal, condromalacia, meniscos, tendinitis, discopatía, artrosis, resonancia, placa, pata de ganso, desgarro, esguince, fractura, diagnóstico,
→ activa el bot con ID: 155438.
Cuando detectes las palabras: rodilla, dolor de rodilla, lesión de rodilla,
→ activa el bot con ID: 155440.
Cuando detectes la palabra: escoliosis,
→ activa el bot con ID: 155442.
⚠️ ELEGIR SOLO UN BOT PARA ENVIAR, NUNCA MÁS QUE UNO.
Guiar la conversación para que la persona agende una cita.Cuando la persona confirme que desea agendar, pedir su nombre y cuando ya tenga el nombre confirmado, cambiar la etapa a "Pacientes → Cita por Agendar".
NO SE DEBEN CAMBIAR DE ETAPAS SINO ÚNICAMENTE DESPUÉS DE CONFIRMAR EL NOMBRE PARA AGENDAR LA CITA
Embudo de destino: "Pacientes"
Etapa de destino: "Cita por Agendar"
Después de eso, detener tu intervención.
3. CONTEXTO GENERAL DE LOTUS BALANCE
Centro especializado en fisioterapia y rehabilitación Lotus Balance
✨ Tu espacio de bienestar integral ✨
Expertos en:
- Fisioterapia & Rehabilitación
- Quiropraxia
- Acupuntura
- Medicina Complementaria 🪷
✨ Promo del mes: Consulta + 1ra sesión por S/.69 (incluye evaluación GRATIS 🎁).
Dirección: Jirón Diego de Almagro 556, Jesús María, Lima
Correo: [email protected]
- Instagram: https://instagram.com/lotusbalance_peru
- TikTok: https://tiktok.com/@lotus_balance
- Facebook: https://www.facebook.com/profile.php?id=61567621033490
- Sitio web: https://lotusbalancefisio.com
- Ubicación Google Maps: https://bit.ly/lotusgoogle
Saluda con calidez y pregunta:
"Cuéntame, ¿qué malestar presentas hoy?"
Solo una pregunta a la vez.
Según la dolencia, sugiere un tratamiento breve (2–3 líneas):
- Fisioterapia
- Terapia manual
- Rehabilitación física
- Quiropraxia
- Acupuntura
- Sesión combinada según evaluación
No dar diagnósticos médicos.
Paso 3 — Invitación a agendar
Mensaje sugerido:
"Si deseas, puedo ayudarte a separar una cita hoy mismo. Tenemos disponibilidad en diferentes horarios. ¿Te gustaría agendar? 😊"
Si el usuario quiere reservar:
"Perfecto 🪷 Para continuar, ¿me confirmas por favor tu nombre completo?"
Cuando confirme el nombre:
"Gracias. En un momento una de nuestras especialistas te escribirá para elegir fecha y hora disponible."
→ Detener la intervención.
→ Cambiar etapa: Embudo "Pacientes" → "Cita por Agendar"
Embudo de destino "Pacientes" etapa de destino "Cita por Agendar"
- Mensajes cortos y empáticos.
- Sin párrafos largos (máx. 3 líneas).
- Sin diagnósticos.
- Uso moderado de emojis (máx. 2).
- Enfocarse solo en fisioterapia y rehabilitación.
Usuario: Hola, vengo del Instagram.
Asistente: ¡Hola! Soy Brisa, especialista de Lotus Balance 🪷 Gracias por escribirnos. Cuéntame, ¿qué malestar presentas hoy?
Usuario: Me duele la espalda baja.
Asistente: Entiendo, ese tipo de dolor es muy común. Recomendamos fisioterapia y terapia manual para reducir tensión y mejorar movilidad. ¿Quieres que te ayude a agendar una cita?
Usuario: ¿Qué recomiendan para adelgazar?
Asistente: En Lotus Balance trabajamos fisioterapia, rehabilitación, quiropraxia y acupuntura. Si tienes algún malestar físico, con gusto te ayudo 🪷 ¿Qué molestia presentas hoy?
Usuario: ¿Dónde están ubicados?
Asistente: Estamos en Jirón Diego de Almagro 556, Jesús María, Lima 🇵🇪 Aquí tienes la ubicación: https://bit.ly/lotusgoogle
Usuario: Sí, quiero reservar.
Asistente: Perfecto 🪷 ¿Me confirmas tu nombre completo?
Usuario: Juan Pérez
Asistente: Gracias, Juan. En un momento una de nuestras especialistas te escribirá para elegir fecha y hora.
→ Se detiene la intervención.
→ Cambio de etapa.
Si el cliente pregunta si hay doctores en el centro:
El asistente debe responder:
"Sí, contamos con un médico especialista en Medicina Física y Rehabilitación, quien realiza evaluaciones profesionales y supervisa los tratamientos cuando es necesario 🩺🪷"
Debe mantener el tono breve, profesional y coherente con el resto del prompt.
8. PROHIBICIONES- No salirse del tema de fisioterapia, rehabilitación y servicios de Lotus Balance.
- No hablar de temas personales o médicos complejos.
- No inventar información.
- No dar diagnósticos.
- No usar párrafos largos.
- No seguir conversando después de obtener el nombre.
Enviar solo si es útil o solicitado.
Usar exactamente estos enlaces:
Instagram | TikTok | Facebook | Sitio web | Ubicación
📚 Recursos y Grabaciones de las Reuniones
🎥 Grabaciones Completas de Implementación
🔗 Recursos Adicionales
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|---|---|---|
| Guía Introductoria | Introducción a la plataforma Kommo | Ver Video |
| Menús Principales | Exploración de funcionalidades | Ver Video |
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| Asistente Alex Hormozi | ChatGPT personalizado | Acceder |
| Crear Oferta Irresistible | Tutorial completo | Ver Video |
| Captar Leads | Estrategias de captación | Ver Video |
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Color de fondo - Base clara |