The LeBems Implementation Process - Dr. Camilo Lemos

The LeBems Implementation Process

Implementación del CRM Kommo para Operando Internacional - Dr. Camilo Lemos

📋 Introducción

Este documento reúne todo el proceso de implementación de Kommo LeBems, diseñado para capacitar al equipo, documentar, estandarizar, optimizar y automatizar cada parte del proceso comercial, desde el primer contacto con el cliente potencial hasta la venta o descalificación dentro del embudo de ventas.

Cada sección corresponde a una de las fases de implementación, donde se registran los avances, materiales, grabaciones y documentos adjuntos. El objetivo es dejar una guía clara y funcional que permita mantener la operación optimizada y replicable dentro del negocio.

🔐 Acceso al Sistema de Inteligencia Artificial

URL: https://superpowerchatai.lebems.online/

Usuario: Operando Internacional

Contraseña: Vzr#92Kmt!pLx7@qH6

📄 Documento de Brief y Documentación Completa

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🏥 Resumen de la Empresa

Nombre del Negocio

Operando Internacional S.A.S.
Dr. Camilo Andrés Lemos Parra - Cirujano Plástico

Sector e Industria

Salud estética – Cirugía plástica – Servicios médicos quirúrgicos

Portafolio de Servicios

  • Contorno Corporal: Lipoescultura, Bodycrafting (técnica exclusiva), Abdominoplastia, Lipoabdominoplastia
  • Mamoplastia: Aumento mamario, Reducción mamaria, Levantamiento (pexia periareolar, pexia de reducción)
  • Procedimientos Faciales: Rinoplastia
  • Cirugías Combinadas: Procedimientos corporales y faciales integrados

👥 Cliente Ideal

Perfil demográfico: Principalmente mujeres entre 20 y 50 años, aunque también atiende hombres interesados en mejorar su apariencia corporal.

Características:

  • Buena salud general sin antecedentes médicos de riesgo
  • Capacidad económica o acceso a financiación
  • Disposición para seguir un proceso médico completo
  • Valoran la calidad médica, detalle y precisión
  • Tiempo disponible para recuperación (mínimo 25 días para internacionales)

🎯 Problemas que Resuelve

  • Inconformidad con imagen corporal
  • Cambios post embarazo o pérdida de peso
  • Deseo de armonía corporal y aumento de autoestima
  • Baja autoestima y complejos personales
  • Falta de confianza y bienestar personal
  • Secuelas físicas como flacidez

🚧 Objeciones Comunes

  1. Presupuesto insuficiente (muy frecuente) - "No tengo suficiente presupuesto" / "Debo hablar con mi esposo"
  2. "Quiero pensarlo" / "Más adelante" (muy frecuente)
  3. Agenda disponible (frecuente) - Agenda a 2-3 meses, quieren operarse pronto
  4. Cirugías en múltiples tiempos - "Pensé que me podía hacer todo en un solo tiempo"
  5. Tiempo de recuperación - "No puedo quedarme más de 25 días"
  6. Deseo de conocer al doctor antes de pagar
  7. Comparación de precios con otros cirujanos

📱 Canales de Comunicación

Canal Información de Contacto
WhatsApp 1 +57 3114220031
WhatsApp 2 +57 3156302059
Instagram @dr.camilolemos
Facebook Doctor Camilo Lemos
TikTok @dr.camilolemosoficial
YouTube Camilo Lemos Cirujano Plástico
Página Web www.camilolemos.net

💳 Sistemas de Pago

  • Wompi: Links de pago
  • Transferencia bancaria
  • Efectivo
  • Zelle: Para pacientes internacionales
  • Western Union: Para pacientes internacionales

🔄 Descripción del Proceso Comercial

Objetivo Principal: Venta directa de procedimientos quirúrgicos estéticos

Volumen de Contactos: 30 a 80 chats nuevos diarios (promedio 50-60)

Equipo de Atención: 3 personas (atención inicial, negociación/cierre, experiencia del paciente)

Flujo del Proceso

1. Contacto Inicial (Bot Automático)

  • El paciente escribe por WhatsApp, Instagram, Facebook o TikTok
  • Mensaje de bienvenida automático
  • Recopilación de datos: nombre, correo, nacionalidad, ciudad de residencia
  • Identificación del procedimiento de interés (Contorno Corporal, Senos, Rinoplastia, Otra consulta)
  • Asignación automática de etiquetas según interés y nacionalidad
  • Envío del cuestionario de prevaloración

2. Calificación y Análisis de Aptitud

  • Revisión del formulario médico por el equipo
  • Análisis de información personal, médica y antecedentes
  • Verificación de IMC y condiciones de salud
  • Descalificación si: más de 2 cirugías previas, enfermedades incompatibles, IMC fuera de rango
  • Si es apto: envío de información de pago de valoración

3. Pago de Valoración

  • Paciente realiza el pago de valoración por fotos
  • Envío automático de instrucciones para fotos y videos según procedimiento
  • Solicitud de medidas corporales y expectativas

4. Recepción y Validación de Material

  • Análisis de calidad de fotos y videos
  • Validación de material completo
  • Agendamiento de llamada con Coordinadora de Experiencia del Paciente

5. Llamada de Pre-Valoración (30-40 minutos)

  • Presentación completa de la experiencia
  • Compartir plan quirúrgico y detalles de cirugía
  • Resolución de dudas y objeciones
  • Envío de cotización detallada
  • Listado de costos NO incluidos
  • Compromiso para toma de decisión

6. Seguimiento Comercial

  • Seguimiento 1: 24 horas después
  • Seguimiento 2: 48-72 horas
  • Seguimiento 3: 8 días
  • Seguimiento 4: 15 días
  • Seguimiento 5: 1 mes
  • Seguimiento 6: 3 meses

Criterios de descalificación: 3 seguimientos sin respuesta, 6 seguimientos sin concretar, o 1-3 meses sin avance

7. Cierre de Cirugía

  • Paciente realiza abono del 20% del valor de la cirugía
  • Pasa a Etapa de Experiencia del Paciente
  • Se diligencia drive compartido con equipo administrativo
  • Envío de correo con toda la información del cierre

8. Experiencia del Paciente (Pre-Quirúrgica)

  • Envío de solicitud de exámenes médicos
  • Recomendaciones prequirúrgicas
  • Confirmaciones de fecha y hora
  • Coordinación logística (especialmente para internacionales)
  • Seguimiento hasta el día de la cirugía

9. Cirugía y Post-Operatorio

  • Mensaje automático de buenos deseos el día de la cirugía
  • Seguimiento de recuperación
  • Atención a consultas post-operatorias
  • Evaluación de resultados
  • Encuesta de satisfacción

🎯 Embudo de Ventas y Automatizaciones

🎥 Video: Funcionamiento y lógica del embudo

En este video explicamos el funcionamiento y la lógica del embudo de ventas y cómo se relaciona con las automatizaciones del sistema.

El embudo está organizado en 23 etapas que representan todo el journey del paciente, desde que entra como lead hasta que se convierte en paciente operado o se descalifica como venta perdida.

Estructura del Embudo: "EMBUDO DE VENTAS PRINCIPAL"

Etapa 1: INCOMING LEADS

Automatización: Bot de bienvenida

  • Mensaje de bienvenida
  • Solicitud de nombre → Llena campo "Nombre" automáticamente
  • Solicitud de correo electrónico → Llena campo "Email" automáticamente
  • Solicitud de nacionalidad → Si no es Colombia, agrega etiqueta "INTERNACIONAL"
  • Solicitud de ciudad de residencia → Llena campo automáticamente
  • Pregunta sobre procedimiento de interés (4 opciones):
    • Contorno Corporal → Etiqueta "Contorno Corporal"
    • Senos → Etiqueta "Senos"
    • Rinoplastia → Etiqueta "Rinoplastia"
    • Otra Consulta → Etiqueta "Otra Consulta"
  • Envío automático de costos de valoración por fotos
  • Envío del cuestionario de prevaloración

Transición: Pasa automáticamente a etapa "IA"

Etapa 2: CONTACTO INICIAL

Función: Recibe leads que no completaron el formulario

Automatización: Después de 1 hora sin actividad → Pasa a "SEGUIMIENTO"

Etapa 3: SEGUIMIENTO

Automatización: Secuencia de seguimientos automáticos

  • Seguimiento 1: Al entrar a esta etapa (mensaje recordatorio del formulario)
  • Seguimiento 2: 22 horas después (propuesta de llamada informativa)

Regla de descalificación: Si permanece 5 días sin responder → Pasa a "VENTA PERDIDA"

Si contestan: Avanzan hacia "IA"

Etapa 4: IA (Inteligencia Artificial)

Función: Responder preguntas frecuentes de manera automática

Temas que la IA debe resolver:

  • Información sobre el proceso completo
  • Detalles sobre costos y qué incluye
  • Experiencia y certificaciones del Dr. Camilo Lemos
  • Seguridad y protocolos
  • Logística (ubicación, tiempo de estadía, hospedaje)

Transición: Cuando ha resuelto todas las preguntas y el paciente completó formulario → Humano pasa a "INFO ATENDIDA"

Etapa 5: INFO ATENDIDA

Acción Manual: Humano analiza formulario para determinar si es apto para operarse

Etapa 6: RECONTACTO

Función: Etapa intermedia para leads que requieren contacto adicional antes de pago

Etapa 7: INTENCIÓN DE PAGO

Automatización: Bot "Avanzamos al Paso 2"

  • Envío automático de datos de pago
  • Link de Wompi
  • Cuenta bancaria
  • Opciones para internacionales (Zelle, Western Union)

Etapa 8: PAGOS VALORACIÓN POR FOTOS

Automatización: Según etiqueta del procedimiento, envío automático de instrucciones:

  • Etiqueta "Contorno Corporal": Instrucciones para fotos de contorno corporal (6 fotos + video + medidas)
  • Etiqueta "Senos": Instrucciones para fotos de mamoplastia (6 fotos + video + medidas + expectativas de tamaño)
  • Etiqueta "Rinoplastia": Instrucciones para fotos de rinoplastia (5 fotos + expectativas)

Etapas 9-23: Gestión Manual

Las siguientes etapas se manejan manualmente:

  1. ASESORÍA NACIONAL: Llamada de pre-valoración para pacientes nacionales
  2. COTIZACIÓN NACIONAL: Pacientes que recibieron cotización y están evaluando
  3. VALORACIÓN PRESENCIAL CON EL DOCTOR: Cita presencial cuando se requiere
  4. SEGUIMIENTO: Proceso de seguimiento activo
  5. CIERRE NACIONAL: Pacientes que cerraron cirugía (pagaron 20%)
  6. ASESORÍA INTERNACIONAL: Llamada de pre-valoración para pacientes internacionales
  7. COTIZACIÓN INTERNACIONAL: Pacientes internacionales evaluando
  8. CIERRE INTERNACIONAL: Pacientes internacionales que cerraron
  9. PACIENTES SIN PROGRAMAR: Cerrados pero sin fecha definitiva
  10. PACIENTES CON DESISTIMIENTO: Cancelaron después de cerrar
  11. PACIENTE OPERADA: Cirugía realizada
  12. PACIENTE ENCUESTADA: Completó encuesta de satisfacción
  13. COORDINADORA EXPEDIENTE DEL PT: Documentación completa
  14. VENTA GANADA: Proceso exitoso completo
  15. VENTA PERDIDA: No se concretó la venta

Resumen de Automatizaciones Activas

Etapa Tipo de Automatización Acción
INCOMING LEADS Bot de bienvenida Recopilación de datos + identificación de interés + envío de formulario
CONTACTO INICIAL Timer Después de 1 hora → Pasa a SEGUIMIENTO
SEGUIMIENTO Secuencia de mensajes Seguimiento 1 inmediato + Seguimiento 2 a las 22h + Descalificación a los 5 días
IA Chatbot inteligente Respuestas a preguntas frecuentes
INTENCIÓN DE PAGO Bot de pago Envío de datos de pago y cuenta bancaria
PAGOS VALORACIÓN Bot condicional Instrucciones de fotos según etiqueta de procedimiento

🚀 Fases de Implementación

La implementación del CRM Kommo bajo la metodología The LeBems Process se estructura en 8 fases secuenciales, cada una diseñada para construir sobre la anterior y garantizar un sistema completamente funcional y optimizado.

Fase 1: Inducción

Objetivo: Revisión del brief y validación de la información clave para estructurar el sistema.

En esta fase revisamos a profundidad el brief comercial diligenciado por el equipo. Nuestro propósito es aclarar cualquier punto pendiente y obtener información precisa sobre el modelo de negocio, los flujos de venta y la estructura interna.

Estos datos son la base sobre la cual construiremos toda la implementación del CRM Kommo, configurando procesos, automatizaciones y embudos de venta alineados a las metas del negocio.

Recursos de esta fase:

Guía introductoria a la plataforma Explora los menús principales

Fase 2: Resumen

Objetivo: Capacitación del equipo en ventas conversacionales y estrategias aplicadas.

Esta sesión está orientada a ventas conversacionales, y es fundamental la participación del equipo comercial. Trabajamos en cómo comunicarse mejor con los prospectos por chat y en cómo aumentar los cierres de venta a través de canales como WhatsApp, Instagram y Facebook.

Analizamos estrategias prácticas sobre cuándo responder, cómo insistir, qué preguntar y cómo convertir conversaciones en ventas reales, siempre aplicadas a la metodología LeBems Process.

Fase 3: Conceptos

Objetivo: Diseño comercial del flujo de ventas y definición de responsabilidades.

En esta fase de diseño comercial, trabajamos junto al equipo estratégico para estructurar el flujo ideal que debe seguir cada lead desde que llega hasta que se convierte en cliente.

Definimos etapas claras, responsabilidades por fase, mensajes clave y puntos de automatización. El objetivo es crear un embudo de ventas funcional, predecible y escalable, optimizado dentro de LeBems CRM Kommo.

Recursos de esta fase:

Oferta 100M - Alex Hormozi Asistente ChatGPT - Alex Hormozi ¿Cómo crear una oferta irresistible? ¿Cómo captar leads para mi negocio? ¿Cómo conseguir leads captados por otros? ¿Cómo crear un lead magnet irresistible?

Fase 4: Embudos

Objetivo: Construcción del embudo de ventas dentro del CRM.

En esta sesión abordamos la experiencia de chat entrante. Diseñamos el protocolo ideal para responder a los prospectos que llegan por los canales digitales, garantizando atención inmediata, profesional y efectiva.

Estructuramos el flujo conversacional: mensaje de bienvenida, desarrollo, calificación y cierre de conversación. Todo esto se integra en Kommo CRM, asegurando una atención uniforme y automatizada.

Recursos de esta fase:

Asistente virtual para crear tu diseño comercial Embudo de ventas: Funciones, Implementación y Oportunidades

Fase 5: Mensaje de Bienvenida

Objetivo: Diseño del mensaje inicial y protocolo de atención en canales digitales.

Esta fase se enfoca en la experiencia de seguimiento. Aquí fortalecemos el proceso de contacto con los prospectos que no compran en el primer intento, enseñando cómo mantener el interés, detectar señales de compra latente y reactivar conversaciones sin presión.

Implementamos mensajes automatizados y recordatorios inteligentes para mantener una comunicación constante, sin perder el toque humano que distingue al método LeBems Process.

Recursos de esta fase:

Asistente virtual para crear tu flujo de bienvenida

Fase 6: Seguimientos

Objetivo: Creación de la secuencia de mensajes de seguimiento automatizados.

Durante esta etapa conectamos el embudo de ventas con las automatizaciones clave del negocio. Configuramos tareas automáticas como asignación de leads, envío de propuestas, seguimientos y recordatorios, eliminando la intervención manual en los pasos repetitivos.

Al finalizar, el CRM Kommo queda totalmente funcional, con flujos activos y automatizaciones personalizadas que reflejan los procesos reales de tu operación.

Recursos de esta fase:

Asistente virtual para crear tus mensajes de seguimientos

Fase 7: Integraciones

Objetivo: Conexión del CRM con herramientas externas como formularios, calendarios o sitios web.

Conectamos el embudo de ventas con las herramientas externas necesarias para optimizar la operación: correos, agendas, plataformas de pago, sitios web o formularios.

El objetivo es que todo el ecosistema digital funcione de forma sincronizada con LeBems CRM, eliminando tareas manuales y centralizando la información.

Recursos de esta fase:

Guía de automatizaciones

Fase 8: Entregable

Objetivo: Auditoría final del sistema, documentación, accesos y capacitación.

En la última fase realizamos la auditoría y cierre del proyecto. Verificamos que cada parte del sistema esté correctamente implementada y funcionando según lo planificado.

Se entregan los accesos finales, la documentación completa, los videos de capacitación y las recomendaciones de uso. El sistema queda totalmente operativo y estandarizado, listo para escalar con LeBems Process.

Este documento que estás leyendo ES el entregable de la Fase 8. Aquí encontrarás toda la información necesaria para operar el CRM de manera efectiva.

📚 Recursos y Grabaciones

Grabaciones de Reuniones de Implementación

A continuación encontrarás todas las grabaciones de las sesiones de trabajo durante el proceso de implementación, organizadas cronológicamente:

Fecha Descripción Enlace
14 de Enero 2026 Operando Internacional - 11:33:45 Ver Grabación
15 de Enero 2026 Reunión - 06:10:39 Ver Grabación
27 de Enero 2026 Reunión - 16:02:45 Ver Grabación
29 de Enero 2026 Operando - 08:48:36 Ver Grabación
30 de Enero 2026 Operando - 14:05:06 Ver Grabación
31 de Enero 2026 Operando - 07:43:36 Ver Grabación
2 de Febrero 2026 Operando - 16:08:07 Ver Grabación
6 de Febrero 2026 Operando - 16:09:51 Ver Grabación
9 de Febrero 2026 Operando - 15:33:03 Ver Grabación
11 de Febrero 2026 Operando - 15:37:20 Ver Grabación

Objetivos de la Implementación

Objetivos Principales:

  • Aumentar la efectividad de cierre quirúrgico, convirtiendo más contactos en cirugías reales
  • Mejorar la prospección y calificación de pacientes
  • Ordenar y estandarizar el proceso comercial
  • Reducir tiempos de respuesta, especialmente en los primeros minutos del contacto
  • Automatizar seguimientos sin perder el toque humano
  • Optimizar tiempo de asesores, reduciendo acciones manuales repetitivas
  • Tener trazabilidad completa del paciente desde lead hasta cirugía
  • Tener mayor control y claridad en el proceso individual de cada lead

Problemas Resueltos

Situación Anterior:

  • ❌ Pérdida de leads por falta de seguimiento estructurado
  • ❌ Desorden en conversaciones y estados de los pacientes
  • ❌ Diferencias en el discurso comercial entre asesores
  • ❌ Respuestas tardías en horas de alto volumen
  • ❌ Dificultad para identificar leads calientes vs. fríos
  • ❌ Falta de indicadores claros de conversión por etapa
  • ❌ Mucho trabajo manual repetitivo que no escala

Situación Nueva (Con LeBems Process):

  • ✅ Seguimientos automáticos estructurados en tiempos específicos
  • ✅ Proceso ordenado con etapas claras y visibles
  • ✅ Discurso comercial estandarizado mediante bots y respuestas rápidas
  • ✅ Respuestas inmediatas 24/7 con bots inteligentes
  • ✅ Etiquetado y priorización automática de leads
  • ✅ Métricas claras en tiempo real por cada etapa
  • ✅ Automatización de tareas repetitivas para escalar operación

Indicadores de Éxito

El proyecto será considerado exitoso cuando:

  • Los pacientes avancen de forma clara por etapas definidas
  • El equipo comercial sepa exactamente qué hacer en cada fase
  • Los tiempos de respuesta inicial bajen significativamente
  • Los seguimientos se ejecuten de forma automática y puntual
  • Aumente el número de valoraciones médicas efectivas
  • Se incremente el porcentaje de cierres quirúrgicos
  • El CRM muestre métricas claras y confiables en tiempo real
  • La agenda de cirugía se llene más en meses lejanos

Tareas Automatizadas

✅ Automatizaciones Implementadas:

  • Mensajes de bienvenida y presentación
  • Identificación automática del tipo de cirugía de interés
  • Envío de pautas para valoración por fotografías
  • Recordatorios automáticos de envío de fotos
  • Seguimientos por tiempo sin respuesta
  • Etiquetado automático según nacionalidad y procedimiento
  • Llenado automático de campos en la ficha del lead

⏳ Automatizaciones Sugeridas (Próximas Fases):

  • Mensaje automático a los 5-7 días para pacientes cotizadas
  • Mensaje antes de fin de mes sobre vencimiento de cotización
  • Mensaje de cumpleaños automático
  • Mensaje el día de la cirugía deseando éxito
  • Sistema para enviar antes y después de forma práctica
  • Remarketing por correo electrónico con testimonios y contenido de valor
  • Agendamiento automático de llamadas
  • Archivo permanente de cotizaciones, fotos y videos

Recursos Adicionales

Accesos y Herramientas:

Sistema de Inteligencia Artificial Brief y Documentación Completa Página Web Dr. Camilo Lemos

🎨 Paleta de Colores Institucional

Colores utilizados en el diseño de esta implementación:

#0f1029
Negro Principal
#1a1d3d
Negro Secundario
#2c3e50
Gris Oscuro
#f8f9fa
Gris Claro
#ffffff
Blanco