The LeBems Implementation Process
Implementación del CRM Kommo bajo la metodología The LeBems Process
Introducción
Este documento reúne todo el proceso de implementación de Kommo LeBems, diseñado para capacitar al equipo, documentar, estandarizar, optimizar y automatizar cada parte del proceso comercial, desde el primer contacto con el cliente potencial hasta la venta o descalificación dentro del embudo de ventas.
Cada sección corresponde a una de las fases de implementación, donde se registran los avances, materiales, grabaciones y documentos adjuntos. El objetivo es dejar una guía clara y funcional que permita mantener la operación optimizada y replicable dentro del negocio.
Resumen de la Empresa
Información General
- Empresa: Gastroestudio Unidad Video Endoscopia
- Sector: Salud
- Facturación Mensual: $150.000.000 COP
- Equipo Comercial: 4 personas
- Sitio Web: gastroestudio.com
Cliente Ideal
Gastroestudio atiende pacientes interesados en procedimientos gastroenterológicos, consultas especializadas y pruebas diagnósticas. El equipo de admisiones gestiona el agendamiento de citas, solicitudes de información sobre servicios y resolución de dudas e inquietudes de pacientes tanto nuevos como recurrentes.
Equipo de Admisiones
- Juliana García Calderón - Admisiones
- Elizabeth Cuadros Cataño - Admisiones
- Valentina Acosta Roldán - Admisiones y Auxiliar de Enfermería
- Olga Lucía García Valencia - Admisiones y Facturación
Objetivos Principales: Darle respuesta oportuna al paciente, agilizar el agendamiento de citas y eliminar las restricciones de comunicación de WhatsApp convencional mediante la implementación de Kommo CRM.
Descripción del Proceso Comercial
El proceso comercial de Gastroestudio inicia cuando un paciente contacta a la institución a través de alguno de los canales disponibles: WhatsApp, Instagram, Facebook, llamada telefónica o directorios médicos (pólizas). El personal de admisiones recibe la solicitud y comienza el proceso de identificación del paciente.
Se solicita información básica: nombre completo, cédula, teléfono, correo electrónico, fecha de nacimiento y póliza médica. Una vez recolectados estos datos, se procede a brindar la información correspondiente según el requerimiento del paciente (procedimiento, consulta, examen o prueba).
El ciclo de respuesta y agendamiento tiene un tiempo estimado de 2 a 72 horas, dependiendo de la disponibilidad y tipo de servicio requerido. Aproximadamente se atienden 15 pacientes nuevos mensualmente.
Integración con Kommo CRM: El sistema centraliza todas las conversaciones provenientes de múltiples canales, automatiza respuestas iniciales, gestiona el seguimiento de citas, envía consentimientos informados y permite comunicación sin restricciones horarias, optimizando la experiencia del paciente y la eficiencia operativa del equipo.
Embudo Comercial: Atención y Agendamiento de Citas
A continuación se describen las etapas del embudo de ventas implementado en Kommo CRM para Gastroestudio:
🔹 Etapa 1: Nuevo Contacto / Primer Mensaje
Descripción: Etapa donde el paciente inicia conversación por cualquier canal (WhatsApp, Facebook, Instagram, teléfono o directorio médico). El personal de admisiones recibe el mensaje inicial con la solicitud o inquietud del paciente.
Objetivo: Registrar el lead automáticamente en Kommo, capturar datos básicos y clasificar el tipo de solicitud (consulta, examen, prueba o información general).
🔹 Etapa 2: Identificación del Paciente
Descripción: El asesor solicita la información necesaria para crear la ficha del paciente: Nombre completo, cédula, teléfono, correo electrónico, fecha de nacimiento y póliza médica.
Objetivo: Recolectar los datos indispensables para registrar el paciente en el CRM y validar cobertura, requisitos o servicios aplicables.
🔹 Etapa 3: Requiere Información / Evaluación del Servicio
Descripción: Etapa donde se entrega información detallada sobre el procedimiento o consulta que el paciente requiere: exámenes, preparación, costos y disponibilidad. Aquí también se pueden resolver dudas básicas antes del agendamiento.
Objetivo: Informar correctamente al paciente y motivarlo a tomar una decisión de agendamiento.
🔹 Etapa 4: Cita Confirmada
Descripción: El paciente confirma la fecha y hora del procedimiento o consulta. Se le envían documentos o consentimientos informados por WhatsApp o correo electrónico para su revisión.
Objetivo: Asegurar que el paciente esté completamente informado y preparado para su atención.
🔹 Etapa 5: Cita Reprogramada / Pendiente de Nueva Fecha
Descripción: Pacientes que deben cambiar su cita por motivos personales o institucionales. El caso se mantiene activo hasta reagendar.
Objetivo: Mantener actualizada la base de citas y asegurar que ningún paciente quede sin nueva programación.
🔹 Etapa 6: Cita Realizada / Atención Completada
Descripción: El paciente ya asistió a su procedimiento o consulta. Se registra la atención como completada y se puede solicitar su calificación o retroalimentación del servicio.
Objetivo: Cerrar el ciclo comercial y medir la satisfacción del paciente.
🔹 Etapa 7: Seguimiento Post Atención
Descripción: Después de la cita, se realiza un contacto de seguimiento para validar satisfacción, enviar resultados o informar sobre próximos controles o procedimientos recomendados.
Objetivo: Fomentar la fidelización del paciente y generar futuras atenciones (control, nuevo examen o referencia).
🔹 Etapa 8: Cita Cancelada / Caso Cerrado
Descripción: Pacientes que deciden cancelar definitivamente el servicio o no confirman tras varios intentos. Se marca como cerrado, pero queda disponible para futuras campañas o recontacto.
Objetivo: Depurar la base de datos y medir causas de cancelación o no conversión.
Fases de Implementación
La implementación se estructuró en ocho fases fundamentales, cada una diseñada para construir un sistema comercial sólido y automatizado:
Fase 1 – Inducción
Revisión del Brief y Validación de Información
En esta fase revisamos a profundidad el brief comercial diligenciado por el equipo. Nuestro propósito es aclarar cualquier punto pendiente y obtener información precisa sobre el modelo de negocio, los flujos de venta y la estructura interna.
Estos datos son la base sobre la cual construiremos toda la implementación del CRM Kommo, configurando procesos, automatizaciones y embudos de venta alineados a las metas del negocio.
| Descripción | Enlace de Acceso |
|---|---|
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Fase 2 – Resumen
Capacitación en Ventas Conversacionales
Esta sesión está orientada a ventas conversacionales, y es fundamental la participación del equipo comercial. Trabajamos en cómo comunicarse mejor con los prospectos por chat y en cómo aumentar los cierres de venta a través de canales como WhatsApp, Instagram y Facebook.
Analizamos estrategias prácticas sobre cuándo responder, cómo insistir, qué preguntar y cómo convertir conversaciones en ventas reales, siempre aplicadas a la metodología LeBems Process.
Fase 3 – Conceptos
Diseño Comercial del Flujo de Ventas
En esta fase de diseño comercial, trabajamos junto al equipo estratégico para estructurar el flujo ideal que debe seguir cada lead desde que llega hasta que se convierte en cliente.
Definimos etapas claras, responsabilidades por fase, mensajes clave y puntos de automatización. El objetivo es crear un embudo de ventas funcional, predecible y escalable, optimizado dentro de LeBems CRM Kommo.
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Fase 4 – Embudos
Construcción del Embudo de Ventas
En esta sesión abordamos la experiencia de chat entrante. Diseñamos el protocolo ideal para responder a los prospectos que llegan por los canales digitales, garantizando atención inmediata, profesional y efectiva.
Estructuramos el flujo conversacional: mensaje de bienvenida, desarrollo, calificación y cierre de conversación. Todo esto se integra en Kommo CRM, asegurando una atención uniforme y automatizada.
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Fase 5 – Mensaje de Bienvenida
Diseño del Mensaje Inicial y Protocolo de Atención
Esta fase se enfoca en la experiencia de seguimiento. Aquí fortalecemos el proceso de contacto con los prospectos que no compran en el primer intento, enseñando cómo mantener el interés, detectar señales de compra latente y reactivar conversaciones sin presión.
Implementamos mensajes automatizados y recordatorios inteligentes para mantener una comunicación constante, sin perder el toque humano que distingue al método LeBems Process.
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Fase 6 – Seguidilla de CTA
Creación de la Secuencia de Mensajes de Seguimiento
Durante esta etapa conectamos el embudo de ventas con las automatizaciones clave del negocio. Configuramos tareas automáticas como asignación de leads, envío de propuestas, seguimientos y recordatorios, eliminando la intervención manual en los pasos repetitivos.
Al finalizar, el CRM Kommo queda totalmente funcional, con flujos activos y automatizaciones personalizadas que reflejan los procesos reales de tu operación.
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Fase 7 – Integraciones
Conexión con Herramientas Externas
Conectamos el embudo de ventas con las herramientas externas necesarias para optimizar la operación: correos, agendas, plataformas de pago, sitios web o formularios.
El objetivo es que todo el ecosistema digital funcione de forma sincronizada con LeBems CRM, eliminando tareas manuales y centralizando la información.
| Descripción | Enlace de Acceso |
|---|---|
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Fase 8 – Entregable
Auditoría Final del Sistema y Entrega
En la última fase realizamos la auditoría y cierre del proyecto. Verificamos que cada parte del sistema esté correctamente implementada y funcionando según lo planificado.
Se entregan los accesos finales, la documentación completa, los videos de capacitación y las recomendaciones de uso. El sistema queda totalmente operativo y estandarizado, listo para escalar con LeBems Process.
| Descripción | Enlace de Acceso |
|---|---|
| Preguntas que se van a realizar | Ver Documento |
Cronograma del Proceso de Implementación
A continuación se presenta el calendario completo de sesiones realizadas durante la implementación:
Conocimiento de la Herramienta
Familiarización inicial con Kommo CRM.
Ver GrabaciónAnálisis y Expectativas
Formulario para conocer problemas y plan de acción del negocio.
Ver GrabaciónUnificación de Conceptos
Alineación en la comprensión del CRM y la venta omnicanal.
Ver GrabaciónDiseño de Embudos
Creación de diferentes embudos con sus etapas específicas.
Ver GrabaciónMensajes Automáticos
Diseño e implementación de respuestas automáticas.
Ver GrabaciónSeguimientos
Configuración de mensajes para un seguimiento efectivo.
Ver GrabaciónAutomatizaciones e Integraciones
Implementación de IA, calendarios y citas según las necesidades del cliente.
Ver GrabaciónAuditoría y Entrega
Revisión final y entrega del proyecto completo.
Ver GrabaciónTutorial Adicional - Conexión WhatsApp:
Ver TutorialRecursos y Grabaciones Adicionales
Material complementario para optimizar el uso de Kommo CRM y continuar el proceso de capacitación:
📚 Recursos Educativos Generales
Guía Introductoria a la Plataforma Explora los Menús Principales Guía de Automatizaciones Artículo: Embudo de Ventas🤖 Asistentes Virtuales ChatGPT
Asistente Alex Hormozi Diseño del Proceso Comercial Experiencia de Chat Entrante Experiencia de Chat de Seguimientos📹 Videos Estratégicos
¿Cómo Crear una Oferta Irresistible? ¿Cómo Captar Leads? ¿Cómo Conseguir Leads Captados por Otros? ¿Cómo Crear un Lead Magnet Irresistible?🎥 Grabaciones del Proceso de Implementación
Todas las sesiones realizadas están disponibles en la sección "Cronograma del Proceso de Implementación" más arriba en este documento.