The LeBems Implementation Process
Implementación del CRM Kommo bajo la metodología The LeBems Process
Introducción
Este documento reúne todo el proceso de implementación de Kommo LeBems, diseñado para capacitar al equipo, documentar, estandarizar, optimizar y automatizar cada parte del proceso comercial, desde el primer contacto con el cliente potencial hasta la venta o descalificación dentro del embudo de ventas.
Cada sección corresponde a una de las fases de implementación, donde se registran los avances, materiales, grabaciones y documentos adjuntos. El objetivo es dejar una guía clara y funcional que permita mantener la operación optimizada y replicable dentro del negocio.
Resumen de IT Service SAS
Información General
IT Service SAS es una empresa de capacitación y certificaciones con trayectoria y presencia internacional, especializada en formación para profesionales y organizaciones en temas de tecnología, gestión y mejores prácticas.
Ofrece cursos, programas y rutas de preparación para certificaciones (por ejemplo en marcos ágiles como Scrum y en normas como ISO 27001:2022), con opciones de entrenamiento corporativo y a la medida, acompañamiento académico y soporte administrativo para procesos de inscripción y gestión de grupos.
Cliente Ideal
Empresas que buscan certificaciones y capacitación corporativa (B2B) con tickets más altos, sin descuidar el mercado B2C de profesionales que buscan crecer y certificarse individualmente.
Problemas que Resuelve
- ✓ Brechas de conocimiento y habilidades (upskilling / reskilling)
- ✓ Necesidad de certificarse para crecer, ascender o ser más empleables
- ✓ Ejecución de proyectos lenta, desordenada o con sobrecostos
- ✓ Cumplimiento, auditoría y gestión de riesgos (especialmente en seguridad de la información)
- ✓ Falta de estandarización y procesos claros en equipos
- ✓ Necesidad de formación rápida y flexible sin frenar la operación
- ✓ Onboarding y ramp-up lento de nuevos colaboradores
- ✓ Dificultad para medir avance y efectividad de la capacitación
Descripción del Proceso Comercial
El proceso comercial de IT Service integra múltiples canales de captación (WhatsApp, formularios web, Meta Ads, email marketing) centralizados en un flujo automatizado que califica, nutre y cierra oportunidades de manera eficiente.
Flujo de Captación de Leads
Canales de Entrada:
- WhatsApp Directo: 3174333551 (Línea principal)
- Formularios Web: Landing pages conectadas a Kommo
- Meta Ads: Campañas en Facebook e Instagram
- Redes Sociales: Instagram (@itservicecomco), Facebook, TikTok, YouTube
- Base de Datos: 113,612 registros en HubSpot para migrar
- Llamadas: Sistema Toky integrado
Proceso Actual:
- Lead llega por cualquier canal → Registro automático en CRM
- Envío de correo automático de bienvenida
- Contacto telefónico por equipo comercial (2 personas actuales, objetivo 5)
- Mensaje por WhatsApp con información relevante
- Seguimiento estructurado durante 45 días
- Cierre de venta o descalificación
Volumen de Leads:
- Aproximadamente 20 leads diarios dependiendo de las campañas activas
- 5 contactos diarios orgánicos
- Tiempo de descalificación: 45 días sin respuesta
🔗 Acceso a Recursos Digitales
Sitio Web: itservice.com.co
Instagram: @itservicecomco
Facebook: /itservice
TikTok: @itservice.com.co
YouTube: @itservicecomco
WhatsApp Comercial: +57 317 433 3551
💳 Sistemas de Pago
Métodos Aceptados: Transferencia bancaria, PayPal, Botones de pago Kajabi
Sistema de Facturación: Integrado con plataformas de pago
📊 Herramientas Actuales
CRM Anterior: HubSpot (113,612 registros)
Email Marketing: Campañas automatizadas
Llamadas: Sistema Toky
Agendamiento: Google Calendar y Microsoft Teams
Gestión de Cursos: Kajabi
Arquitectura de Embudos en Kommo
Embudo 1: Embudo de Ventas (Principal)
Este es el embudo comercial principal donde ocurren todas las automatizaciones y el proceso de conversión de leads en clientes.
→ Bot de bienvenida automático se activa inmediatamente
→ Detección de palabras clave (Scrum, ISO, etc.)
→ Asignación automática de etiquetas según interés
→ Mensaje de bienvenida personalizado enviado
→ Pregunta de calificación inicial
→ Si responde: avanza a "Interesados"
→ Si no responde en 45 min: pasa a "Seguimientos"
→ Día 1: Primer seguimiento (45 min después)
→ Día 2: Segundo seguimiento (24 horas)
→ Día 15: Tercer seguimiento
→ Día 30: Cuarto seguimiento
→ Día 90: Si no responde → Venta Perdida
→ El lead respondió positivamente
→ Equipo tiene 72 horas para enviar información
→ Si se queda callado: regresa a "Seguimientos"
→ Avance manual por el equipo comercial
→ Envío de información del programa de interés
→ Respuesta a preguntas específicas
→ Propuesta comercial enviada
→ Negociación de términos y condiciones
→ Resolución de objeciones
→ ⚠️ IMPORTANTE: Verificar etiquetas antes de avanzar
→ Se envía link de pago según programa etiquetado
→ Diferentes links según certificación (Scrum, ISO, etc.)
→ Envío automático de email con accesos
→ Mensaje por WhatsApp con credenciales
→ Accesos específicos según programa comprado (basado en etiquetas)
→ CRM registra la venta completada
→ Métricas y reportes actualizados
→ Cliente pasa a seguimiento post-venta
Embudo 2: Externos (Sin Automatización)
Este embudo almacena conversaciones que NO representan oportunidades comerciales.
Mensajes de conocidos, familiares o no relacionados con ventas
Comunicaciones con proveedores de servicios
Conversaciones del equipo de trabajo interno
⚠️ Importante: En este embudo NO se ejecutan automatizaciones. Los contactos se quedan guardados sin acciones automáticas.
Gestión de Comentarios en Redes Sociales
Instagram:
- Se responde el comentario públicamente
- Se envía mensaje directo (DM) invitando a escribir por WhatsApp
- El contacto se registra en "Contacto Inicial" para iniciar el embudo
Facebook:
- No se puede responder comentarios directamente desde Kommo
- Se envía inbox con enlace directo a WhatsApp
- Al contactar por WhatsApp, inicia el embudo completo
💡 Objetivo: Centralizar todas las conversaciones en WhatsApp para facilitar el seguimiento, automatización y gestión unificada de leads desde una sola plataforma.
🎯 Sistema de Etiquetas (Crítico)
Las etiquetas son fundamentales para el correcto funcionamiento de las automatizaciones:
- Scrum: Certificaciones y cursos de metodologías ágiles
- ISO: Certificaciones en normas ISO (27001, etc.)
- B2B: Cliente empresarial
- B2C: Cliente individual
- + Etiquetas personalizadas según programa específico
⚠️ Verificar etiquetas ANTES de pasar a "Link de Pago Enviado" para que se dispare el link correcto.
Fases de Implementación
Inducción
En esta fase revisamos a profundidad el brief comercial diligenciado por el equipo. Nuestro propósito es aclarar cualquier punto pendiente y obtener información precisa sobre el modelo de negocio, los flujos de venta y la estructura interna.
Estos datos son la base sobre la cual construiremos toda la implementación del CRM Kommo, configurando procesos, automatizaciones y embudos de venta alineados a las metas del negocio.
| Descripción | Acción |
|---|---|
| Guía introductoria a la plataforma | Ver Guía |
| Explora los menús principales | Ver Tutorial |
Resumen
Esta sesión está orientada a ventas conversacionales, y es fundamental la participación del equipo comercial. Trabajamos en cómo comunicarse mejor con los prospectos por chat y en cómo aumentar los cierres de venta a través de canales como WhatsApp, Instagram y Facebook.
Analizamos estrategias prácticas sobre cuándo responder, cómo insistir, qué preguntar y cómo convertir conversaciones en ventas reales, siempre aplicadas a la metodología LeBems Process.
Conceptos
En esta fase de diseño comercial, trabajamos junto al equipo estratégico para estructurar el flujo ideal que debe seguir cada lead desde que llega hasta que se convierte en cliente.
Definimos etapas claras, responsabilidades por fase, mensajes clave y puntos de automatización. El objetivo es crear un embudo de ventas funcional, predecible y escalable, optimizado dentro de LeBems CRM Kommo.
Embudos
En esta sesión abordamos la experiencia de chat entrante. Diseñamos el protocolo ideal para responder a los prospectos que llegan por los canales digitales, garantizando atención inmediata, profesional y efectiva.
Estructuramos el flujo conversacional: mensaje de bienvenida, desarrollo, calificación y cierre de conversación. Todo esto se integra en Kommo CRM, asegurando una atención uniforme y automatizada.
| Descripción | Acción |
|---|---|
| Asistente virtual para crear tu diseño comercial | Acceder |
| Embudo de ventas: Funciones, Implementación y Oportunidades | Leer Artículo |
Mensaje de Bienvenida
Esta fase se enfoca en la experiencia de seguimiento. Aquí fortalecemos el proceso de contacto con los prospectos que no compran en el primer intento, enseñando cómo mantener el interés, detectar señales de compra latente y reactivar conversaciones sin presión.
Implementamos mensajes automatizados y recordatorios inteligentes para mantener una comunicación constante, sin perder el toque humano que distingue al método LeBems Process.
| Descripción | Acción |
|---|---|
| Asistente virtual para crear tu flujo de bienvenida | Acceder |
Seguimientos
Durante esta etapa conectamos el embudo de ventas con las automatizaciones clave del negocio. Configuramos tareas automáticas como asignación de leads, envío de propuestas, seguimientos y recordatorios, eliminando la intervención manual en los pasos repetitivos.
Al finalizar, el CRM Kommo queda totalmente funcional, con flujos activos y automatizaciones personalizadas que reflejan los procesos reales de tu operación.
| Descripción | Acción |
|---|---|
| Asistente virtual para crear tus mensajes de seguimientos | Acceder |
Integraciones
Conectamos el embudo de ventas con las herramientas externas necesarias para optimizar la operación: correos, agendas, plataformas de pago, sitios web o formularios.
El objetivo es que todo el ecosistema digital funcione de forma sincronizada con LeBems CRM, eliminando tareas manuales y centralizando la información.
| Descripción | Acción |
|---|---|
| Guía de automatizaciones | Ver Tutorial |
Entregable
En la última fase realizamos la auditoría y cierre del proyecto. Verificamos que cada parte del sistema esté correctamente implementada y funcionando según lo planificado.
Se entregan los accesos finales, la documentación completa, los videos de capacitación y las recomendaciones de uso. El sistema queda totalmente operativo y estandarizado, listo para escalar con LeBems Process.
Grabaciones de las Sesiones de Implementación
Accede a todas las sesiones de trabajo registradas durante el proceso de implementación, organizadas cronológicamente.
📁 Acceso Completo a la Documentación
Aquí encontrarás todas las grabaciones, documentos, plantillas y recursos adicionales del proyecto.
Recursos Adicionales
¿Necesitas Soporte Adicional?
El equipo de The LeBems Process está disponible para resolver dudas y optimizar tu implementación.
Contactar a LeBemsObjetivos Clave de la Implementación
Metas Alcanzadas
Implementación de bots de bienvenida automática que responden en menos de 5 segundos, 24/7, garantizando que ningún lead quede sin atención inmediata.
Sistema de seguimientos automatizados durante 90 días que mantiene el contacto con leads tibios, recuperando oportunidades que antes se perdían por falta de seguimiento.
Sistema de etiquetas inteligente que clasifica leads según palabras clave (Scrum, ISO, etc.) y tipo de cliente, dirigiéndolos al flujo correcto automáticamente.
Embudo estructurado con 9 etapas claras, recordatorios automáticos y visibilidad completa del estado de cada lead, eliminando la pérdida de oportunidades por olvido.
Centralización de 113,612 registros de HubSpot en Kommo, permitiendo reactivar base de datos histórica y generar nuevas oportunidades de venta.
Proceso de calificación en 3 fases (Contacto Inicial → Interesados → Información Solicitada) que filtra leads fríos antes de consumir tiempo del equipo comercial.
Indicadores de Éxito
- ✓ Tiempo de respuesta promedio: Menos de 5 segundos (24/7)
- ✓ Tasa de respuesta inicial: 100% de leads con bienvenida automática
- ✓ Seguimiento estructurado: 4 puntos de contacto en 90 días
- ✓ Visibilidad completa: Estado en tiempo real de cada lead
- ✓ Automatización: 70% de tareas repetitivas eliminadas
- ✓ Integración: WhatsApp, Instagram, Facebook, Email unificados
- ✓ Escalabilidad: Sistema preparado para crecer de 5 a 20+ comerciales
Identidad Visual - IT Service SAS
Paleta de colores institucional utilizada en esta implementación
