The LeBems Implementation Process
Introducción
Este documento reúne todo el proceso de implementación de Kommo LeBems, diseñado para capacitar al equipo, documentar, estandarizar, optimizar y automatizar cada parte del proceso comercial. Desde el primer contacto con el cliente potencial hasta la venta o descalificación dentro del embudo de ventas.
Cada sección corresponde a una de las fases de implementación, donde se registran los avances, materiales, grabaciones y documentos adjuntos. El objetivo es dejar una guía clara y funcional que permita mantener la operación optimizada y replicable dentro del negocio.
Navegación rápida
Accesos y datos operativos (uso interno)
Seguridad: por defecto las contraseñas están enmascaradas. Si necesitas que queden visibles “en claro”, dímelo y lo ajusto, pero no es recomendable dejarlo así en un HTML que pueda circular.
Resumen de la Empresa
| Empresa | Dulce Recuerdo |
|---|---|
| Sector / industria | Expresión social y publicitario, merchandising, distribución piñatería, desayunos sorpresa. |
| Cliente ideal | Persona (25–35) con horario de oficina, con poco tiempo; busca resolver detalles a “un clic”. |
| Productos / servicios | Desayunos y anchetas; detalles personalizados; flores; carteles y afiches; combos; chocolates; piñatería; globos y decoraciones; bolsas de regalo; cajas; accesorios. |
| Objetivos principales (CRM) | Incrementar ventas, sistematizar procesos, automatizar compra por chat y escalar operación. |
| Dolor que motivó el CRM | Control y trazabilidad: asesores eliminaban chats con clientes (riesgo de fraude y pérdida de historial). |
Descripción del Proceso Comercial
Flujo actual: se pauta (Meta Ads) → llegan leads → se atienden por chat → se hace seguimiento → se cierra la venta → se factura → se pasa comanda a producción (decoradora/diseñadora según producto) → se elabora → se envía foto/video al cliente → mensajero entrega y registra evidencia → se envía encuesta de satisfacción.
En Kommo, este proceso se vuelve medible, supervisable y automatizable: cada conversación crea/actualiza un lead, se asignan tareas, se ejecutan secuencias de seguimiento y se conserva el historial para auditoría.
Canales y herramientas
| Canales | Facebook, Instagram, TikTok, WhatsApp (3 números), atención presencial. |
|---|---|
| Herramientas | Kommo, Meta Ads, Fudo, impresión de comandas, Google Sites, Google Forms. |
| Volumen | ~3.000 chats nuevos mensuales + clientes recurrentes + presenciales. |
Embudos y Etapas (Configuración actual)
Embudos creados
| Embudo | Fuentes conectadas | Notas |
|---|---|---|
| Dulce Recuerdo | WhatsApp 312 479 4585, Instagram (dulce_recuerdo_neiva), Facebook (Dulce Recuerdo Neiva), TikTok | Automatizaciones activas (igual que Eclipse de amor). |
| Eclipse de amor | WhatsApp 315 608 93 44, Instagram (eclipse_de_amor_neiva) | Mismas automatizaciones. |
| Externos | No conectadas | Reservado para entradas manuales o integraciones futuras. |
Etapas del embudo (pipeline)
Incoming leads
Al crear lead, se ejecuta bot bienvenida: cambia a “Contacto inicial” y envía pregunta inicial.
Contacto inicial
Mensaje de bienvenida: “¿Ya sabes qué producto deseas?”
Seguimiento no respondió
Secuencia automática: 3h, 24h, 48h, 70h (encuesta), 408h. Si responde, pasa a “Interés detectado”.
Interés detectado
Se ejecuta bot “Opciones de catálogo” con información base de opciones.
Logrado con éxito
Movimiento manual cuando se confirma compra. (Regla: si no avanza, puede retornar a seguimiento).
Venta perdida
Cierre por descalificación o no compra. Registrar motivo para análisis y mejora.
Instructivo interno (paso a paso operativo en Kommo)
- Revisar bandeja “Incoming leads”. Verificar que el lead se mueva a “Contacto inicial” y que el bot envíe el mensaje de bienvenida.
- Clasificar respuesta. Si el cliente responde, confirmar que pase a “Interés detectado”.
- Usar catálogo automatizado. En “Interés detectado”, validar que el bot envíe opciones y complementar con preguntas de cierre (presupuesto, fecha, ciudad, destinatario).
- Cierre y pago. Al confirmar compra, mover manualmente a “Logrado con éxito” y asegurar facturación/registro (Fudo / proceso interno).
- Producción y entrega. Asegurar comanda, evidencia (foto/video), y confirmación de entrega.
- Postventa. Asegurar encuesta (70h) y registrar incidencias (clientes disgustados) para seguimiento del gerente.
Fases de Implementación (The LeBems Process)
Fase 1 – Inducción
Revisión del brief y validación de la información clave para estructurar el sistema. Revisamos el brief a profundidad, aclaramos pendientes y obtenemos información precisa sobre el modelo de negocio, flujos de venta y estructura interna.
| Descripción | Link de acceso |
|---|---|
| Guía introductoria a la plataforma | Ver video |
| Explora los menús principales | Ver video |
Fase 2 – Resumen
Capacitación en ventas conversacionales y estrategias aplicadas: cómo comunicarse mejor por chat, insistir correctamente, qué preguntar y cómo convertir conversaciones (WhatsApp/Instagram/Facebook) en ventas reales con metodología LeBems.
Fase 3 – Conceptos
Diseño comercial del flujo ideal: etapas claras, responsabilidades, mensajes clave y puntos de automatización para un embudo funcional, predecible y escalable en Kommo.
Fase 4 – Embudos
Construcción del embudo en Kommo y experiencia de chat entrante: protocolo ideal, bienvenida, calificación y cierre, integrándolo a automatizaciones para atención uniforme.
Fase 5 – Mensaje de Bienvenida
Diseño del mensaje inicial y protocolo de atención. Fortalecemos seguimiento cuando no compran al primer intento, implementamos mensajes automatizados y recordatorios inteligentes sin perder toque humano.
Fase 6 – Seguimientos
Secuencias de seguimiento automatizadas: asignación de leads, propuestas, recordatorios y tareas repetitivas, dejando flujos activos que reflejan la operación real.
Fase 7 – Integraciones
Conexión con herramientas externas (correo, agendas, pagos, web, formularios) para eliminar tareas manuales y centralizar información en el CRM.
Fase 8 – Entregable
Auditoría final, documentación, accesos, videos de capacitación y recomendaciones. El sistema queda operativo y estandarizado, listo para escalar con LeBems Process.
Grabaciones de implementación y recursos adicionales
Recomendación: conserva estos enlaces y añade aquí futuras sesiones (optimización, nuevos embudos, campañas estacionales, etc.).
Reuniones / Grabaciones
Checklist operativo (para gerente)
- Revisar historial completo de chats (evitar eliminación / pérdida de información).
- Supervisar tiempos de respuesta del asesor y calidad del protocolo.
- Auditar motivos de “Venta perdida” y mejoras por temporada.
- Activar campañas por fechas especiales y recordatorios por histórico de compras.
- Seguimiento automático a clientes disgustados y postventa.
